Administrar Ronde

Esta guía es para las personas que gestionan Ronde para una organización: la administradora de una instancia autoalojada, y los propietarios y administradores de un espacio de trabajo (en la nube o en tu propio servidor). Para instalar Ronde, empieza por la guía de autoalojamiento.

La instancia

La primera cuenta creada en una instancia nueva se convierte en su administradora. Abre Administración del servidor desde el menú del espacio, arriba a la izquierda (/admin), donde puede:

• ver cuántas cuentas, espacios de trabajo y reuniones contiene la instancia;
• elegir el idioma por defecto, que se usa cuando ni la persona ni su navegador piden un idioma que Ronde habla;
• decidir quién puede crear una cuenta;
• introducir o quitar la clave de licencia.

Los valores guardados en esta página prevalecen sobre las variables de entorno. Los ajustes propios de cada espacio (miembros, roles, seguridad) siguen en sus Ajustes.

En la nube, el equipo de Ronde gestiona el servidor: no hay Administración del servidor, cualquiera puede crear una cuenta y el plan de cada espacio viene de su suscripción.

Quién puede crear una cuenta

La misma elección puede hacerse con SIGNUP_POLICY (invite-only, domains, open) y SIGNUP_ALLOWED_DOMAINS.

Clave de licencia

Las funciones de Team y Enterprise se activan con una clave de licencia, introducida en Administración del servidor o con la variable RONDE_LICENSE (la variable tiene prioridad y bloquea el campo). La clave se comprueba en el servidor, sin conexión: no se envía nada a ninguna parte. La página muestra el plan, el cliente, la fecha de caducidad y cuántas plazas se usan.

• Más personas que plazas: no se bloquea nada; la página te pide que actualices la licencia.
• Caducada: un periodo de gracia de 14 días lo mantiene todo en marcha. Después, las funciones de pago pasan a solo lectura: lo que contienen sigue siendo legible, pero no se puede añadir nada nuevo. Las funciones de Community nunca se ven afectadas.
• La imagen ronde-ce se compila solo con el código abierto y no puede leer una clave de licencia: usa la imagen ronde para Team o Enterprise.

Los centros educativos y las universidades reciben una licencia Enterprise gratuita: escribe a hello@joinronde.com desde la dirección de tu institución.

Ocultar los planes de pago

Los administradores ven en los ajustes discretas sugerencias sobre las funciones de pago (nunca durante una reunión). Define RONDE_HIDE_UPGRADE_HINTS=1 para quitarlas de toda la instancia.

Comentarios de los usuarios

El botón con forma de bocadillo en la parte superior de las páginas (en el menú de la cuenta en el móvil) permite informar de un problema o proponer una idea, con una captura de pantalla si se quiere. Con el mensaje se envían la dirección de la página (sin sus parámetros), el navegador, el tamaño de la ventana, el idioma y la versión de Ronde. Los administradores leen los mensajes en Administración del servidor, responden por correo a quien lo pidió y pueden abrir un issue prerrellenado en el proyecto Ronde para un problema del propio Ronde. Si SENTRY_DSN está definido, los mensajes también llegan a ese proyecto de Sentry como comentarios de usuarios. Los mensajes se eliminan al cabo de un año; RONDE_FEEDBACK=off quita el botón.

Espacios de trabajo

Un espacio de trabajo reúne a las personas, las reuniones, las plantillas y los conectores de un equipo. Cualquiera que pueda registrarse puede crear uno; una persona puede pertenecer a varios. Sus ajustes están en Ajustes, en la barra lateral:

Roles

Cada miembro tiene un rol en el espacio de trabajo:

Cada persona de una reunión tiene además un rol en esa reunión:

Quien crea una reunión es su anfitrión. Con Enterprise, los roles personalizados añaden permisos a miembros e invitados; sus permisos de reunión se aplican a todas las reuniones del espacio de trabajo.

Personas e invitaciones

El directorio lo comparten todas las reuniones del espacio de trabajo: el nombre de una persona, su cumpleaños (solo día y mes), su categoría profesional y sus cuentas de GitLab o GitHub se introducen una sola vez. Se pueden añadir personas sin cuenta, para una reunión en la que no inician sesión; invitarlas envía un correo con un enlace válido durante 14 días. Quitar a un miembro pone fin a su acceso; sus fichas y su historial se quedan en el espacio de trabajo. Con SCIM, las personas desactivadas en tu directorio pierden el acceso de la misma manera.

Ausencias

Cada persona puede añadir sus ausencias en su perfil (quienes gestionan personas pueden hacerlo para cualquiera): un primer y un último día, una nota, y quién dirige mientras tanto las reuniones que organiza. Durante una ausencia, la persona figura como ausente en las sesiones de esos días, no recibe recordatorios, y su perfil muestra cuándo vuelve. La persona designada como sustituta recibe una notificación y dirige esas reuniones como anfitriona, solo durante esos días.

Margen entre reuniones

En la pestaña General, Margen entre dos reuniones (ninguno, 5, 10, 15 o 30 minutos) se deja libre antes y después de cada reunión de una persona. «Encontrar un hueco» lo respeta, y el calendario de una reunión señala las fechas que quedan demasiado cerca de otra reunión de las mismas personas.

Inicio de sesión e inicio de sesión único

La edición Community ofrece cuentas con correo y contraseña, enlaces de inicio de sesión por correo, autenticación en dos pasos, cuentas de Google, GitHub y Microsoft, y un proveedor OpenID Connect para la instancia (variables OIDC_*, consulta la guía de autoalojamiento).

Cada persona gestiona cómo inicia sesión desde su cuenta, en Inicio de sesión y seguridad: contraseña, llaves de acceso (Face ID, Windows Hello, un gestor de contraseñas o una llave de seguridad), verificación en dos pasos y cierre de sesión en todas partes. Las llaves de acceso están ligadas al dominio de APP_URL, que debe usar HTTPS: tras un cambio de dominio, cada uno vuelve a añadirlas. Una dirección que debe usar el inicio de sesión único no puede añadir ni usar llaves de acceso.

Con Enterprise, la pestaña Seguridad de un espacio de trabajo añade:

1. Dominios verificados. Añade tu dominio de correo y el registro DNS que se muestra, y verifícalo. Un dominio verificado puede:
   • captar las cuentas nuevas: quien se registre con una dirección del dominio se une al espacio de trabajo como miembro;
   • exigir el inicio de sesión único: sus direcciones inician sesión solo con tu proveedor, sin contraseña ni enlace por correo. Comprueba que el proveedor te funciona antes de activarlo.
2. Proveedores de identidad, OpenID Connect o SAML (Okta, Entra ID, Google Workspace, Keycloak…), para las direcciones de tus dominios verificados. La página da la URI de redirección o la URL de respuesta (ACS) y el entity ID que hay que introducir en el lado del proveedor.
3. Directorio de la empresa (LDAP o Active Directory). Las personas inician sesión con la contraseña de su directorio. Ronde las busca con una cuenta de servicio y comprueba su contraseña sin guardarla. Usa ldaps://, o ldap:// con StartTLS.
4. Aprovisionamiento (SCIM). Tu directorio (Okta, Entra ID, JumpCloud…) crea a las personas, mantiene al día su nombre y su dirección, y las quita cuando se van. La pestaña da el endpoint SCIM y un token.

Una instancia detrás de un proxy inverso que autentica puede fiarse en su lugar de la dirección que este transmite en una cabecera (AUTH_TRUSTED_EMAIL_HEADER); hazlo solo si nada más puede llegar a Ronde.

Reuniones

Los propietarios y administradores pueden reservar la creación de reuniones a organizadores y administradores en la pestaña General. Después, cada reunión tiene sus propios ajustes, abiertos a sus anfitriones: calendario, personas y roles, secciones de la ficha, orden del día, módulos, apariencia, notificaciones, videollamada e integraciones. Una reunión puede guardarse como plantilla del espacio de trabajo, sin sus personas, su historial ni sus tokens.

Una reunión empieza con el emoji de su plantilla, que aparece junto a su nombre en los menús; en Ajustes › Apariencia, sus anfitriones eligen otro emoji o suben una imagen (un logotipo, una foto del equipo).

Sesiones sobre la marcha

Empezar ahora, en la tarjeta de una reunión, celebra una sesión de inmediato, fuera del calendario: se avisa al equipo (campana y reglas de notificación «sesión iniciada») y se abre la sala de control. La sesión lleva la fecha de hoy; la fecha prevista sigue en el calendario. Empezar desde la sala de control una sesión preparada para otro día hace lo mismo.

Reunión de ejemplo

Antes de su primera reunión, el inicio de un espacio ofrece una reunión de ejemplo: una reunión semanal con un equipo ficticio de cinco personas, un mes de sesiones archivadas con sus actas, estadísticas y acciones, y una sesión lista para empezar, todo en el idioma del espacio. Sirve para probarlo todo: no envía nada (ni recordatorios, ni correos, ni eventos de calendario, ni notificaciones), no cuenta como plaza, no marca ninguno de los primeros pasos y queda fuera de los análisis e informes del espacio. Un aviso en sus páginas lo indica, y Eliminar el ejemplo lo borra para siempre con su equipo ficticio (una persona de ese equipo añadida a otra reunión se conserva). Sus personas aparecen como Ejemplo en el directorio y no se pueden invitar.

Festivos

En la pestaña General, un espacio elige los festivos de un país, y de una región cuando difieren (un estado alemán, una comunidad autónoma…); un espacio nuevo parte de los del país de su zona horaria. Una sesión que cae en uno de esos días se salta: se prepara la fecha siguiente, los recordatorios y los calendarios la siguen, y el calendario nombra el festivo. En su calendario, una reunión puede seguir otros festivos o ninguno, y su anfitrión puede mantener o mover cada sesión saltada. Los festivos vienen del proyecto date-holidays, según Wikipedia (CC BY-SA 3.0).

Enlaces de invitado

En los ajustes de una reunión, Personas › Enlaces de invitado crea un enlace secreto para personas sin cuenta (un cliente, un consejo, un socio). Abre la pantalla compartida, en directo y en solo lectura, hasta que caduca (de 1 a 90 días) o un anfitrión lo revoca. El enlace se muestra una sola vez, al crearlo; Ronde solo guarda su hash.

Proyectos y cartera

La página Proyectos de un espacio contiene su cartera: cada proyecto, tema o línea de trabajo, con un resumen de una línea, una descripción, un tema, una situación, un estado (va bien, en riesgo, en dificultades), un responsable, las personas que trabajan en él, fechas y enlaces. Los miembros pueden crear proyectos; su responsable y los administradores los editan. La página de un proyecto reúne lo que cada reunión dijo de él, sesión tras sesión, para las personas que pueden leer esas reuniones.

Cada proyecto puede tener un logo, junto a su nombre y en su paso de las reuniones: haz clic en su marca, en la página del proyecto, para elegir una imagen; sin logo, se muestran sus iniciales sobre su color. Una importación trae la imagen de la herramienta: el avatar de una organización de GitHub, el de un proyecto de GitLab o el de un proyecto de Jira. Quienes pueden editar el proyecto lo cambian o lo quitan.

Una reunión sigue proyectos en Ajustes › Proyectos. Cada proyecto seguido tiene una pestaña en la ficha de cada persona, con una ficha compartida: el estado y el mensaje del día, redactados por quienes trabajan en él. Añade el bloque Ronda por proyecto al orden del día para dar a cada proyecto su propio turno, donde sus miembros hablan juntos; sin él, los elementos sobre un proyecto se presentan en el turno de cada persona. Las plantillas Revisión de cartera y Equipo y proyectos lo incluyen desde el principio. Con Team, un panel muestra el estado de cada proyecto semana tras semana, las fechas límite y los proyectos sin noticias, lo exporta en CSV y añade los proyectos a vigilar al informe por correo. Con Enterprise, un proyecto puede formar parte de otro, que pasa a ser un programa (tres niveles como máximo), ser visible solo para sus miembros y poder ser editado por sus miembros, no solo por su responsable.

Importar, en la misma página, trae proyectos de tus herramientas: los repositorios de una organización de GitHub o los proyectos de un grupo de GitLab, los hitos de un repositorio de GitHub o de un proyecto de GitLab (cada uno llamado «repositorio · hito»), las épicas de un proyecto de Jira o los proyectos de Linear. Marca los que quieras traer; los que ya están en la cartera se reconocen, y cada elemento entra una sola vez. El token escrito ahí solo sirve para esa importación y no se guarda:

• GitHub: ninguno para repositorios públicos; para los privados, un token de acceso detallado que pueda leerlos (Metadata, y además Issues para los hitos).
• GitLab: ninguno para grupos y proyectos públicos; si no, un token de acceso personal, de grupo o de proyecto con el ámbito read_api.
• Jira: un token de API de la cuenta cuyo correo se indica (id.atlassian.com › Seguridad › Tokens de API).
• Linear: una clave de API personal.

Los miembros importan desde github.com, gitlab.com, Atlassian Cloud y Linear; importar desde otro servidor (GitHub Enterprise, un GitLab autogestionado, Jira Data Center) y mediante los gestores de tickets guardados en los ajustes del espacio queda reservado a los administradores del espacio. Con Team, importar mediante uno de esos gestores mantiene los proyectos sincronizados cada hora: su nombre, situación, fechas y avance siguen a la herramienta, lo que la herramienta no da se queda como está en Ronde (un repositorio da su nombre y pasa a «Terminado» una vez archivado), y su avance se muestra en las tarjetas y en las reuniones mientras está al día. La página del proyecto ofrece Actualizar ahora y Dejar de sincronizar. La sincronización se detiene definitivamente con Dejar de sincronizar, cuando el gestor de tickets se elimina o apunta a otro servidor, y se pausa mientras el espacio no está en Team. Un elemento que la herramienta ya no encuentra (eliminado, o fuera del alcance del token) se vuelve a intentar una vez al día. Los proyectos archivados no se actualizan hasta que se restauran.

Módulos

Todos los módulos de dinamización son gratis: rompehielos, ánimo del equipo, valoración de utilidad, reacciones, manos levantadas, agradecimientos, foco, ruleta y sorteos, cumpleaños, sonidos, timebox, encuestas, aparcamiento, registro de decisiones, retrospectiva, planning poker y reuniones asíncronas. Un módulo desactivado en una reunión desaparece de su sala de control, de su pantalla compartida y de las fichas; sus ajustes se conservan.

La valoración de utilidad pregunta a todos, en el cierre, si la reunión fue útil (de 1 a 5 estrellas, desde su pantalla o su móvil). La media aparece a partir de 3 valoraciones, para que nadie pueda adivinar la de otra persona; pasa al acta y a las estadísticas. Las plantillas de reuniones diarias cortas, reuniones uno a uno y órganos formales (comité de dirección, juntas, junta de evaluación, reunión de obra, sesión clínica, revisión de incidentes) la dejan desactivada.

Exportaciones

Las páginas que listan algo lo exportan para una hoja de cálculo: Exportar en CSV en la página Acciones (todas las acciones de la vista, también las hechas hace más de dos semanas), la página Decisiones (con su búsqueda y su filtro por reunión), las Estadísticas de una reunión (una línea por sesión) y, con Team, la tabla de Análisis y el Panel del portafolio. Las actas se descargan en Markdown o PDF desde el Historial. Los archivos se abren directamente en columnas en Excel, LibreOffice o Numbers, en el idioma de la persona («;» y coma decimal en francés, alemán, español, italiano, portugués y ruso), y un texto que parece una fórmula sigue siendo texto.

Notificaciones

Los conectores son los canales donde las reuniones pueden publicar: correo, Matrix (Tchap), Slack, Microsoft Teams, Discord, Mattermost, o un webhook firmado con HMAC. Los propietarios y administradores los añaden en la pestaña General del espacio de trabajo. Después, cada reunión elige en sus ajustes de notificaciones qué eventos van a qué conector: una sesión que empieza pronto, iniciada o terminada, actas publicadas, un recordatorio de ficha, una acción atrasada, un cumpleaños.

Cada lunes a partir de las 8:00 (zona horaria del espacio), cada miembro recibe un resumen semanal por correo: sus sesiones de la semana con un enlace a cada ficha, sus acciones de seguimiento abiertas y los reconocimientos recibidos. Solo se envía si contiene algo; cada persona lo desactiva en su cuenta o con el enlace al pie del correo. En una instancia autoalojada necesita SMTP_URL; RONDE_WEEKLY_PER_RUN (150 por defecto) limita los envíos por hora y el resto sale a la hora siguiente.

Con Team, los flujos de notificación añaden condiciones y tus propias palabras a cada mensaje, y dos conectores más envían SMS y mensajes de WhatsApp a través de Twilio: introduce el Account SID, el número de envío y el auth token. Los mensajes van a los números de móvil que las personas indican en su perfil (formato internacional, +34…), nunca a las personas ausentes. Para WhatsApp, el remitente debe estar aprobado en Twilio, y WhatsApp solo deja que una empresa escriba primero con una plantilla aprobada por Meta: crea una en el Content Template Builder de Twilio con dos variables (el mensaje y luego el enlace) e introduce su Content SID en el conector. Cuando un espacio de trabajo deja Team, estos mensajes se detienen y el registro de cada reunión indica por qué.

Ficha por correo: cuando la instancia lee un buzón (INBOUND_IMAP_URL, ver la guía de autoalojamiento), el recordatorio indica que basta con responder. El nombre de cada sección en una línea y los puntos debajo: las líneas se añaden a la ficha de la persona (sin reemplazar nada) y un correo confirma lo añadido. Solo cuentan las respuestas desde la dirección del recordatorio (o la de la cuenta de la persona), durante 14 días; los observadores y la reunión de ejemplo quedan fuera.

Notificaciones push: cuando la instancia tiene sus claves (ver la guía de autoalojamiento), cada persona puede instalar Ronde desde su navegador (o añadirlo a la pantalla de inicio de un iPhone) y, en su cuenta, activar las notificaciones en cada dispositivo: su turno que se acerca durante una sesión en directo, los recordatorios de ficha y lo que llega a la campana. Cada tipo se puede desactivar y los dispositivos aparecen ahí.

Integraciones

Los tokens y secretos introducidos en Ronde se cifran con SECRET_KEY antes de guardarse, y no se vuelven a mostrar. Guarda bien esa clave: sin ella, no se pueden volver a leer.

Los tokens de las cuentas que inician sesión con Google, GitHub, Microsoft o el inicio de sesión único también se cifran, con AUTH_SECRET.

Slack

Con Team, los propietarios y administradores pulsan Añadir a Slack en la pestaña General y eligen el canal de las notificaciones. Después:

• los recordatorios de ficha llegan por mensaje directo, con un botón Rellenar mi ficha que abre las secciones de la reunión en un formulario de Slack; las respuestas se guardan en Ronde como si se hubieran escrito en la página;
• el canal elegido se convierte en un conector, listo para las reglas de notificación de las reuniones (acta publicada, sesión a punto de empezar…);
• /ronde muestra a cada persona sus próximas sesiones y sus acciones de seguimiento abiertas, solo a ella.

Las personas se reconocen por su correo: su cuenta de Slack y su perfil de Ronde deben compartirlo. Quien no aparece en Slack sigue recibiendo el recordatorio por correo. Desconectar quita la app de Slack y elimina las reglas de notificación que publican en su canal. En una instancia autoalojada, el administrador crea primero la app de Slack de la instancia (consulta la guía de autoalojamiento).

Microsoft Teams

Una persona propietaria o administradora descarga la app de Ronde para Teams desde la pestaña General; un administrador de Teams la carga en las aplicaciones de la organización y la añade a un equipo. En su canal, Ronde publica una tarjeta: Vincular a Ronde abre Ronde, donde se elige el espacio. A partir de entonces, los recordatorios de ficha llegan por mensaje personal a las personas encontradas en el equipo (reconocidas por su correo), con un botón que convierte el mensaje en el formulario de la ficha; escribir «ronde» a la app muestra las próximas sesiones y acciones abiertas de la persona; y el canal se convierte en un conector para las reglas de notificación de las reuniones. Quitar la app del equipo, o Desvincular en Ronde, lo detiene todo, y los recordatorios vuelven al correo.

Notion y Confluence

Los propietarios y administradores añaden un wiki en la pestaña General: una página de Notion compartida con una integración interna (creada en notion.so/profile/integrations; comparte la página con ella desde ••• › Conexiones), o un espacio de Confluence, en la nube (sitio, clave del espacio, correo de la cuenta y un token de API de id.atlassian.com) o en un Data Center o Server (un token de acceso personal). Una página principal opcional agrupa las actas. Después cada reunión elige su wiki en Ajustes › Integraciones: en cada archivado, el acta se convierte en una página con la fecha de la sesión y el nombre de la reunión, con un enlace al historial. Editar el resumen actualiza la página; las sesiones anteriores se publican desde el historial, donde una publicación fallida explica por qué y puede reintentarse. Las reuniones de ejemplo no publican nada.

Asistente de IA y transcripciones

Con Team, el asistente de IA redacta el resumen de una sesión y propone acciones de seguimiento; el anfitrión lo revisa todo antes de guardarlo. Usa una clave de API de Anthropic: la de la instancia (ANTHROPIC_API_KEY) o la del propio espacio de trabajo.

Las transcripciones convierten en texto lo que se dice durante una sesión, ordenado por turno de la ronda (lo que se dice fuera de la ronda no se atribuye a nadie). Necesitan un servicio de voz a texto: OpenAI, o tu propio servidor Whisper (el perfil whisper del archivo Compose ejecuta uno en la misma máquina). Cada reunión debe permitirlas en sus ajustes, todos ven un aviso mientras se graba una sesión, y cada persona puede excluir sus turnos. El audio se elimina en cuanto se transcribe.

Registro de auditoría

Con Team, la pestaña Registro de auditoría muestra quién cambió qué en el espacio de trabajo en los últimos 90 días: ajustes, personas, roles y reuniones, con exportación CSV. Enterprise conserva todo el historial y puede enviar cada entrada, firmada, a un conector webhook para tu SIEM o tu plataforma de registros.

Copias de seguridad y actualizaciones

Todo lo que Ronde guarda está en su base de datos PostgreSQL. La guía de autoalojamiento explica cómo hacer una copia de seguridad, restaurarla y pasar a una versión nueva.