Amministrare Ronde

Questa guida è per chi gestisce Ronde per un'organizzazione: l'amministratore di un'istanza in self-hosting, e i proprietari e gli amministratori di uno spazio di lavoro (nel cloud o sul tuo server). Per installare Ronde, parti dalla guida al self-hosting.

L'istanza

Il primo account creato su una nuova istanza ne diventa l'amministratore. Apre Amministrazione del server dal menu dello spazio, in alto a sinistra (/admin), dove può:

• vedere quanti account, spazi di lavoro e riunioni contiene l'istanza;
• scegliere la lingua predefinita, usata quando né la persona né il suo browser chiedono una lingua che Ronde parla;
• decidere chi può creare un account;
• inserire o rimuovere la chiave di licenza.

I valori salvati in questa pagina hanno la precedenza sulle variabili d'ambiente. Le impostazioni proprie di ogni spazio (membri, ruoli, sicurezza) restano nelle sue Impostazioni.

Nel cloud, il team di Ronde gestisce il server: non c'è Amministrazione del server, chiunque può creare un account e il piano di ogni spazio viene dal suo abbonamento.

Chi può creare un account

La stessa scelta si può fare con SIGNUP_POLICY (invite-only, domains, open) e SIGNUP_ALLOWED_DOMAINS.

Chiave di licenza

Le funzioni di Team ed Enterprise si attivano con una chiave di licenza, inserita in Amministrazione del server o con la variabile RONDE_LICENSE (la variabile prevale e blocca il campo). La chiave viene verificata sul server, offline: non viene inviato nulla da nessuna parte. La pagina mostra il piano, il cliente, la data di scadenza e quanti posti sono usati.

• Più persone che posti: non si blocca nulla; la pagina ti chiede di aggiornare la licenza.
• Scaduta: un periodo di tolleranza di 14 giorni mantiene tutto funzionante. Dopo, le funzioni a pagamento passano in sola lettura: ciò che contengono resta leggibile, ma non si può aggiungere nulla di nuovo. Le funzioni Community non sono mai toccate.
• L'immagine ronde-ce è compilata solo dal codice open source e non può leggere una chiave di licenza: usa l'immagine ronde per Team o Enterprise.

Scuole e università ricevono una licenza Enterprise gratuita: scrivi a hello@joinronde.com dall'indirizzo del tuo istituto.

Nascondere i piani a pagamento

Gli amministratori vedono nelle impostazioni discreti suggerimenti sulle funzioni a pagamento (mai durante una riunione). Imposta RONDE_HIDE_UPGRADE_HINTS=1 per rimuoverli da tutta l'istanza.

Feedback degli utenti

Il pulsante a forma di fumetto in alto nelle pagine (nel menu dell'account sul telefono) permette di segnalare un problema o proporre un'idea, con uno screenshot se lo si desidera. Con il messaggio partono l'indirizzo della pagina (senza parametri), il browser, la dimensione della finestra, la lingua e la versione di Ronde. Gli amministratori leggono i messaggi in Amministrazione del server, rispondono via email a chi l'ha chiesto e possono aprire una issue precompilata sul progetto Ronde per un problema di Ronde stesso. Se SENTRY_DSN è impostato, i messaggi arrivano anche a quel progetto Sentry come feedback degli utenti. I messaggi vengono eliminati dopo un anno; RONDE_FEEDBACK=off rimuove il pulsante.

Spazi di lavoro

Uno spazio di lavoro riunisce le persone, le riunioni, i modelli e i connettori di un team. Chiunque possa registrarsi può crearne uno; una persona può appartenere a più spazi. Le impostazioni si trovano in Impostazioni, nella barra laterale:

Ruoli

Ogni membro ha un ruolo nello spazio di lavoro:

Ogni persona di una riunione ha anche un ruolo nella riunione:

Chi crea una riunione ne è il conduttore. Con Enterprise, i ruoli personalizzati aggiungono permessi a membri e ospiti; i loro permessi di riunione valgono per tutte le riunioni dello spazio di lavoro.

Persone e inviti

La rubrica è condivisa da tutte le riunioni dello spazio di lavoro: nome, compleanno (solo giorno e mese), categoria professionale e account GitLab o GitHub di una persona si inseriscono una volta sola. Si possono aggiungere persone senza account, per una riunione in cui non accedono; invitarle invia un'email con un link valido 14 giorni. Rimuovere un membro chiude il suo accesso; le sue schede e la sua cronologia restano nello spazio di lavoro. Con SCIM, le persone disattivate nella vostra rubrica aziendale perdono l'accesso allo stesso modo.

Assenze

Ogni persona può aggiungere le proprie assenze nel profilo (chi gestisce le persone può farlo per chiunque): un primo e un ultimo giorno, una nota, e chi conduce nel frattempo le riunioni che organizza. Durante un'assenza la persona risulta assente alle sessioni di quei giorni, non riceve promemoria, e il suo profilo mostra quando rientra. La persona indicata come sostituto riceve una notifica e conduce quelle riunioni come conduttore, solo in quei giorni.

Margine tra le riunioni

Nella scheda Generale, il Margine tra due riunioni (nessuno, 5, 10, 15 o 30 minuti) resta libero prima e dopo ogni riunione di una persona. «Trova uno slot» lo rispetta, e il calendario di una riunione segnala le date troppo vicine a un'altra riunione delle stesse persone.

Accesso e accesso unico

L'edizione Community offre account con email e password, link di accesso via email, autenticazione a due fattori, account Google, GitHub e Microsoft, e un provider OpenID Connect per l'istanza (variabili OIDC_*, vedi la guida al self-hosting).

Ogni persona gestisce il proprio modo di accedere dal suo account, in Accesso e sicurezza: password, passkey (Face ID, Windows Hello, un gestore di password o una chiave di sicurezza), verifica in due passaggi e disconnessione ovunque. Le passkey sono legate al dominio di APP_URL, che deve usare HTTPS: dopo un cambio di dominio, ognuno le aggiunge di nuovo. Un indirizzo che deve usare il single sign-on non può né aggiungere né usare passkey.

Con Enterprise, la scheda Sicurezza di uno spazio di lavoro aggiunge:

1. Domini verificati. Aggiungi il tuo dominio email e il record DNS mostrato, poi verificalo. Un dominio verificato può:
   • acquisire i nuovi account: chi si registra con un indirizzo del dominio entra nello spazio di lavoro come membro;
   • richiedere l'accesso unico: i suoi indirizzi accedono solo con il tuo provider, senza password né link via email. Verifica che il provider funzioni per te prima di attivarlo.
2. Provider di identità, OpenID Connect o SAML (Okta, Entra ID, Google Workspace, Keycloak…), per gli indirizzi dei tuoi domini verificati. La pagina indica l'URI di reindirizzamento o l'URL di risposta (ACS) e l'entity ID da inserire dal lato del provider.
3. Rubrica aziendale (LDAP o Active Directory). Le persone accedono con la password della rubrica. Ronde le cerca con un account di servizio e verifica la loro password senza conservarla. Usa ldaps://, oppure ldap:// con StartTLS.
4. Provisioning (SCIM). La tua rubrica (Okta, Entra ID, JumpCloud…) crea le persone, ne aggiorna nome e indirizzo e le rimuove quando se ne vanno. La scheda indica l'endpoint SCIM e un token.

Un'istanza dietro un reverse proxy che autentica può invece fidarsi dell'indirizzo che questo trasmette in un'intestazione (AUTH_TRUSTED_EMAIL_HEADER); fallo solo se nient'altro può raggiungere Ronde.

Riunioni

Proprietari e amministratori possono riservare la creazione di riunioni a organizzatori e amministratori nella scheda Generale. Ogni riunione ha poi le proprie impostazioni, aperte ai suoi conduttori: calendario, persone e ruoli, sezioni della scheda, ordine del giorno, moduli, aspetto, notifiche, videochiamata e integrazioni. Una riunione può essere salvata come modello dello spazio di lavoro, senza le sue persone, la sua cronologia o i suoi token.

Una riunione parte con l'emoji del suo modello, mostrato accanto al nome nei menu; in Impostazioni › Aspetto, chi la conduce sceglie un altro emoji o carica un'immagine (un logo, una foto del team).

Sessioni al momento

Inizia ora, sulla scheda di una riunione, tiene subito una sessione, fuori calendario: il team viene avvisato (campanella e regole di notifica «sessione iniziata») e si apre la regia. La sessione porta la data di oggi; la data prevista resta nel calendario. Avviare dalla regia una sessione preparata per un altro giorno fa lo stesso.

Riunione di esempio

Prima della prima riunione, la home di uno spazio propone una riunione di esempio: una riunione settimanale con un team fittizio di cinque persone, un mese di sessioni archiviate con verbali, statistiche e azioni, e una sessione pronta da avviare, tutto nella lingua dello spazio. Serve a provare tutto: non invia nulla (né promemoria, né email, né eventi di calendario, né notifiche), non conta come posto, non spunta nessuno dei primi passi e resta fuori dalle analisi e dai report dello spazio. Un banner sulle sue pagine lo ricorda, e Elimina l'esempio la cancella definitivamente insieme al team fittizio (una persona di quel team aggiunta a un'altra riunione resta). Le sue persone compaiono come Esempio nella rubrica e non possono essere invitate.

Festività

Nella scheda Generale, uno spazio sceglie le festività di un paese, e di una regione quando differiscono (un Land tedesco, una comunità spagnola…); un nuovo spazio parte da quelle del paese del suo fuso orario. Una sessione che cade in uno di quei giorni viene saltata: viene preparata la data successiva, promemoria e calendari seguono, e la pianificazione nomina la festività. Nella sua pianificazione, una riunione può seguire altre festività o nessuna, e chi la conduce può comunque mantenere o spostare ogni sessione saltata. Le festività vengono dal progetto date-holidays, basato su Wikipedia (CC BY-SA 3.0).

Link ospite

Nelle impostazioni di una riunione, Persone › Link ospite crea un link segreto per persone senza account (un cliente, un consiglio, un partner). Apre lo schermo condiviso, in diretta e in sola lettura, finché non scade (da 1 a 90 giorni) o un conduttore lo revoca. Il link viene mostrato una sola volta, alla creazione; Ronde ne conserva solo l'hash.

Progetti e portafoglio

La pagina Progetti di uno spazio contiene il suo portafoglio: ogni progetto, tema o cantiere, con un riassunto di una riga, una descrizione, un tema, una situazione, uno stato (va bene, a rischio, in difficoltà), un responsabile, le persone che ci lavorano, date e link. I membri possono creare progetti; il responsabile e gli amministratori li modificano. La pagina di un progetto raccoglie quello che ogni riunione ne ha detto, sessione dopo sessione, per le persone che possono leggere quelle riunioni.

Ogni progetto può avere un logo, accanto al nome e nel suo passaggio delle riunioni: clicca sul suo segno, nella pagina del progetto, per scegliere un'immagine; senza logo, compaiono le sue iniziali sul suo colore. Un'importazione riprende l'immagine dello strumento: l'avatar di un'organizzazione GitHub, quello di un progetto GitLab o di un progetto Jira. Chi può modificare il progetto lo cambia o lo rimuove.

Una riunione segue dei progetti in Impostazioni › Progetti. Ogni progetto seguito ha una sezione propria nella scheda di ciascuno, con una scheda condivisa: lo stato e il messaggio del giorno, scritti da chi ci lavora. Aggiungete il blocco Giro per progetto all'ordine del giorno per dare a ogni progetto il suo turno, in cui i suoi membri parlano insieme; senza, gli elementi su un progetto sono presentati nel turno di ciascuno. I modelli Revisione del portafoglio e Squadra e progetti lo includono già. Con Team, un cruscotto mostra lo stato di ogni progetto settimana dopo settimana, le scadenze e i progetti senza notizie, lo esporta in CSV e aggiunge i progetti da tenere d'occhio al rapporto via e-mail. Con Enterprise, un progetto può far parte di un altro, che diventa un programma (al massimo tre livelli), essere visibile solo ai suoi membri e modificabile dai suoi membri, non solo dal responsabile.

Importa, nella stessa pagina, porta progetti dai tuoi strumenti: i repository di un'organizzazione GitHub o i progetti di un gruppo GitLab, le milestone di un repository GitHub o di un progetto GitLab (ognuna chiamata «repository · milestone»), le epic di un progetto Jira o i progetti di Linear. Spunta quelli da portare; quelli già nel portafoglio vengono riconosciuti, e ogni elemento entra una sola volta. Il token inserito lì serve solo a quell'importazione e non viene conservato:

• GitHub: nessuno per i repository pubblici; per quelli privati, un token a grana fine che possa leggerli (Metadata, e Issues per le milestone).
• GitLab: nessuno per gruppi e progetti pubblici; altrimenti un token di accesso personale, di gruppo o di progetto con lo scope read_api.
• Jira: un token API dell'account la cui email è indicata (id.atlassian.com › Sicurezza › Token API).
• Linear: una chiave API personale.

I membri importano da github.com, gitlab.com, Atlassian Cloud e Linear; importare da un altro server (GitHub Enterprise, un GitLab self-managed, Jira Data Center) e tramite i sistemi di ticketing salvati nelle impostazioni dello spazio è riservato agli amministratori dello spazio. Con Team, importare tramite uno di questi sistemi mantiene i progetti sincronizzati ogni ora: nome, situazione, date e avanzamento seguono lo strumento, ciò che lo strumento non fornisce resta com'è impostato in Ronde (un repository dà il suo nome e passa a «Concluso» una volta archiviato), e l'avanzamento compare sulle card del portafoglio e nelle riunioni finché è aggiornato. La pagina del progetto offre Aggiorna ora e Interrompi la sincronizzazione. La sincronizzazione si ferma definitivamente con Interrompi la sincronizzazione, quando il sistema di ticketing viene rimosso o punta a un altro server, e si sospende finché lo spazio non è su Team. Un elemento che lo strumento non trova più (eliminato, o fuori dalla portata del token) viene ritentato una volta al giorno. I progetti archiviati non vengono aggiornati finché non vengono ripristinati.

Moduli

Tutti i moduli di facilitazione sono gratuiti: rompighiaccio, umore del team, voto di utilità, reazioni, mani alzate, ringraziamenti, in evidenza, ruota ed estrazioni, compleanni, suoni, timebox, sondaggi, parcheggio, registro delle decisioni, retrospettiva, planning poker e riunioni asincrone. Un modulo disattivato in una riunione scompare dalla sua regia, dal suo schermo condiviso e dalle schede; le sue impostazioni restano salvate.

Il voto di utilità chiede a tutti, in chiusura, quanto è stata utile la riunione (da 1 a 5 stelle, dal proprio schermo o telefono). La media compare da 3 voti in su, così nessuno può indovinare il voto di un altro; finisce nel verbale e nelle statistiche. I modelli delle riunioni quotidiane brevi, dei colloqui individuali e degli organi formali (comitato di pilotaggio, consigli, consiglio di classe, riunione di cantiere, discussione dei casi, revisione degli incidenti) lo lasciano disattivato.

Esportazioni

Le pagine che elencano qualcosa lo esportano per un foglio di calcolo: Esporta in CSV nella pagina Azioni (tutte le azioni della vista, anche quelle fatte più di due settimane fa), nella pagina Decisioni (con la ricerca e il filtro per riunione), nelle Statistiche di una riunione (una riga per sessione) e, con Team, nella tabella delle Analisi e nel Cruscotto del portafoglio. I verbali si scaricano in Markdown o PDF dalla Cronologia. I file si aprono subito in colonne in Excel, LibreOffice o Numbers, nella lingua della persona («;» e virgola decimale in francese, tedesco, spagnolo, italiano, portoghese e russo), e un testo che sembra una formula resta testo.

Notifiche

I connettori sono i canali in cui le riunioni possono pubblicare: email, Matrix (Tchap), Slack, Microsoft Teams, Discord, Mattermost, oppure un webhook firmato con HMAC. Proprietari e amministratori li aggiungono nella scheda Generale dello spazio di lavoro. Ogni riunione sceglie poi, nelle impostazioni delle notifiche, quali eventi vanno a quale connettore: una sessione che sta per iniziare, iniziata o conclusa, un verbale pubblicato, un promemoria della scheda, un'azione in ritardo, un compleanno.

Ogni lunedì dalle 8:00 (fuso orario dello spazio), ogni membro riceve un riepilogo settimanale via email: le sue sedute della settimana con un link a ogni scheda, le azioni di follow-up aperte e i complimenti ricevuti. Viene inviato solo se contiene qualcosa; ognuno lo disattiva nel proprio account o con il link in fondo all'email. Su un'istanza self-hosted serve SMTP_URL; RONDE_WEEKLY_PER_RUN (150 di default) limita gli invii per ora, gli altri partono l'ora successiva.

Con Team, i workflow di notifica aggiungono condizioni e le tue parole a ogni messaggio, e altri due connettori inviano SMS e messaggi WhatsApp tramite Twilio: inserisci l'Account SID, il numero mittente e l'auth token. I messaggi vanno ai numeri di cellulare che le persone indicano nel profilo (formato internazionale, +39…), mai alle persone assenti. Per WhatsApp, il mittente deve essere approvato in Twilio, e WhatsApp permette a un'azienda di scrivere per prima solo con un modello approvato da Meta: creane uno nel Content Template Builder di Twilio con due variabili (il messaggio, poi il link) e inserisci il suo Content SID nel connettore. Quando uno spazio di lavoro lascia Team, questi messaggi si fermano e il registro di ogni riunione dice perché.

Scheda via email: quando l'istanza legge una casella (INBOUND_IMAP_URL, vedi la guida al self-hosting), il promemoria dice che basta rispondere. Il nome di ogni sezione su una riga, i punti sotto: le righe vengono aggiunte alla scheda della persona (senza sostituire nulla) e un'email conferma cosa è stato aggiunto. Contano solo le risposte dall'indirizzo del promemoria (o da quello dell'account della persona), per 14 giorni; osservatori e riunione di esempio sono esclusi.

Notifiche push: quando l'istanza ha le sue chiavi (vedi la guida al self-hosting), ognuno può installare Ronde dal browser (o aggiungerlo alla schermata Home di un iPhone) e, nel proprio account, attivare le notifiche dispositivo per dispositivo: il proprio turno che si avvicina durante una sessione dal vivo, i promemoria della scheda e ciò che arriva nella campanella. Ogni tipo si può disattivare, e i dispositivi sono elencati lì.

Integrazioni

Token e segreti inseriti in Ronde vengono cifrati con SECRET_KEY prima di essere salvati, e non vengono più mostrati. Custodisci bene questa chiave: senza di essa non si possono più rileggere.

Anche i token degli account che accedono con Google, GitHub, Microsoft o il single sign-on vengono cifrati, con AUTH_SECRET.

Slack

Con Team, proprietari e amministratori fanno clic su Aggiungi a Slack nella scheda Generale e scelgono il canale delle notifiche. Poi:

• i promemoria della scheda arrivano in messaggio diretto, con un pulsante Compila la mia scheda che apre le sezioni della riunione in un modulo Slack; le risposte vengono salvate in Ronde come se fossero state scritte nella pagina;
• il canale scelto diventa un connettore, pronto per le regole di notifica delle riunioni (verbale pubblicato, sessione in arrivo…);
• /ronde mostra a ciascuno le prossime sessioni e le azioni di follow-up aperte, visibili solo a lui.

Le persone sono riconosciute dalla loro email: l'account Slack e il profilo Ronde devono avere la stessa. Chi non viene trovato in Slack continua a ricevere il promemoria via email. Disconnetti rimuove l'app da Slack ed elimina le regole di notifica che pubblicano nel suo canale. Su un'istanza self-hosted, l'amministratore crea prima l'app Slack dell'istanza (vedi la guida al self-hosting).

Microsoft Teams

Un proprietario o un amministratore scarica l'app Ronde per Teams dalla scheda Generale; un amministratore di Teams la carica nelle app dell'organizzazione e la aggiunge a un team. Nel suo canale, Ronde pubblica una card: Collega a Ronde apre Ronde, dove si sceglie lo spazio. Da quel momento, i promemoria della scheda partono con un messaggio personale alle persone trovate nel team (riconosciute dalla loro email), con un pulsante che trasforma il messaggio nel modulo della scheda; scrivere «ronde» all'app elenca le prossime sessioni e le azioni aperte della persona; e il canale diventa un connettore per le regole di notifica delle riunioni. Rimuovere l'app dal team, o Scollega in Ronde, ferma tutto, e i promemoria tornano via email.

Notion e Confluence

Proprietari e amministratori aggiungono un wiki nella scheda Generale: una pagina Notion condivisa con un'integrazione interna (creata su notion.so/profile/integrations; condividi la pagina con essa da ••• › Connessioni), oppure uno spazio Confluence, nel cloud (sito, chiave dello spazio, email dell'account e un token API di id.atlassian.com) o su un Data Center o Server (un token di accesso personale). Una pagina principale facoltativa raccoglie i verbali. Poi ogni riunione sceglie il suo wiki in Impostazioni › Integrazioni: a ogni archiviazione, il verbale diventa una pagina con la data della sessione e il nome della riunione, con un link alla cronologia. Modificare il riepilogo aggiorna la pagina; le sessioni precedenti si pubblicano dalla cronologia, dove una pubblicazione non riuscita spiega il motivo e può essere ripetuta. Le riunioni di esempio non pubblicano nulla.

Assistente IA e trascrizioni

Con Team, l'assistente IA scrive la sintesi di una sessione e propone azioni di follow-up; il conduttore rivede tutto prima del salvataggio. Usa una chiave API di Anthropic: quella dell'istanza (ANTHROPIC_API_KEY) o quella dello spazio di lavoro.

Le trascrizioni trasformano in testo ciò che si dice durante una sessione, ordinato per turno del giro di tavolo (ciò che si dice fuori dal giro non è attribuito a nessuno). Richiedono un servizio di trascrizione: OpenAI, oppure un tuo server Whisper (il profilo whisper del file Compose ne avvia uno sulla stessa macchina). Ogni riunione deve consentirle nelle sue impostazioni, tutti vedono un banner mentre una sessione è registrata, e ogni persona può escludere i propri turni. L'audio viene eliminato appena trascritto.

Registro di audit

Con Team, la scheda Registro di audit elenca chi ha cambiato cosa nello spazio di lavoro negli ultimi 90 giorni: impostazioni, persone, ruoli e riunioni, con esportazione CSV. Enterprise conserva tutta la cronologia e può inviare ogni voce, firmata, a un connettore webhook per il tuo SIEM o la tua piattaforma di log.

Backup e aggiornamenti

Tutto ciò che Ronde conserva si trova nel suo database PostgreSQL. La guida al self-hosting spiega come farne il backup, ripristinarlo e passare a una nuova versione.