Accordo sul trattamento dei dati

1. Le parti

Il cliente, l'organizzazione che gestisce uno spazio di lavoro Ronde nel cloud, è il titolare del trattamento. L'editore di Ronde, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, è il responsabile del trattamento.

2. Oggetto e durata

Ronde tratta dati personali per fornire il servizio descritto nelle condizioni: preparare, condurre e verbalizzare le riunioni del cliente, con le funzioni e le integrazioni che il cliente attiva. Il trattamento dura finché il cliente usa il servizio, poi fino alla cancellazione dei dati come descritto nella sezione 12.

3. Natura e finalità del trattamento

Ospitare, conservare, organizzare e mostrare i contenuti dello spazio di lavoro; inviare promemoria, notifiche e verbali; trascrizioni e riepiloghi quando il cliente li attiva; trasmettere dati alle integrazioni che il cliente collega; backup e cancellazione. L'unica finalità è fornire il servizio al cliente.

4. Tipi di dati personali

• dati identificativi e di contatto: nomi, indirizzi email, numeri di cellulare per i promemoria via SMS e WhatsApp, foto, ruoli e team, compleanni (giorno e mese) quando vengono inseriti;
• ciò che le persone scrivono: schede, note, decisioni, azioni, commenti, reazioni, voti e risposte ai sondaggi;
• partecipazione: presenze, turni di parola e relativi tempi;
• trascrizioni delle riunioni, quando il cliente le attiva;
• dati tecnici: sessioni di accesso con il relativo indirizzo IP e dispositivo, il registro di audit dello spazio di lavoro.

Il servizio non è progettato per le categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR), come i dati relativi alla salute: un cliente che ha bisogno di trattarli dovrebbe ospitare Ronde sui propri server.

5. Categorie di interessati

I membri dello spazio di lavoro, le persone della sua rubrica (dipendenti, studenti, volontari, collaboratori esterni), gli ospiti e gli osservatori invitati alle sue riunioni, e le persone menzionate nei suoi contenuti.

6. Istruzioni

Ronde tratta i dati soltanto su istruzione documentata del cliente: queste condizioni, le impostazioni dello spazio di lavoro e ciò che i suoi utenti vi fanno. Se un'istruzione sembra violare la normativa sulla protezione dei dati, Ronde ne informa il cliente. Ronde tratta i dati per un'altra finalità solo quando lo richiede il diritto dell'Unione europea o il diritto francese, e in tal caso ne informa prima il cliente, salvo che tale diritto lo vieti.

7. Riservatezza

Le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e vi accedono solo nella misura richiesta dal loro lavoro. Ogni consultazione di uno spazio di lavoro o di un account nel back-office di Ronde viene registrata, con chi l'ha consultato e quando.

8. Sicurezza

Ronde mette in atto misure adeguate al rischio (articolo 32 del GDPR), tra cui:

• la cifratura di ogni connessione (TLS);
• la cifratura a riposo dei segreti necessari alle integrazioni (AES-256-GCM);
• i token degli inviti, dei link ospite, dei feed di calendario e del provisioning conservati come hash, mai in chiaro;
• il controllo degli accessi: i dati di ogni spazio di lavoro tenuti separati, ruoli all'interno dello spazio di lavoro, verifica in due passaggi per i suoi membri;
• il back-office del team raggiungibile solo dagli indirizzi del team, con una password e un'app di autenticazione, con la registrazione di ogni azione e di ogni consultazione dei dati dei clienti;
• backup notturni del database sul server di hosting in Francia, conservati a rotazione (uno al giorno per 7 giorni, uno alla settimana per 4 settimane, uno al mese per 12 mesi, uno all'anno per 2 anni) e usati solo per ripristinare i dati dopo un incidente.

9. Sub-responsabili del trattamento

Il cliente autorizza Ronde a ricorrere ai sub-responsabili del trattamento elencati di seguito. Ronde vincola ciascuno di essi per contratto a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo, e resta responsabile del loro operato. Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento, Ronde aggiorna questo elenco e ne informa via email i proprietari dello spazio di lavoro del cliente con almeno 30 giorni di anticipo. Il cliente può opporsi per motivi ragionevoli entro tale termine; in mancanza di accordo, può porre fine al suo abbonamento, e il periodo pagato e non utilizzato viene rimborsato.

I fornitori delle integrazioni che il cliente attiva non sono scelti da Ronde: è il cliente a sceglierli e a incaricare Ronde di inviare loro ciò di cui l'integrazione ha bisogno, e il suo accordo con ciascun fornitore regola ciò che quel fornitore ne fa.

10. Assistenza

Ronde aiuta il cliente a rispondere alle richieste degli interessati che esercitano i loro diritti: i proprietari dello spazio di lavoro possono esportarne, rettificarne e cancellarne i contenuti, e una richiesta che arriva direttamente a Ronde viene trasmessa al cliente. Ronde fornisce inoltre al cliente le informazioni di cui ha bisogno per una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati o per una consultazione preventiva dell'autorità di controllo.

11. Violazioni dei dati personali

Ronde notifica al cliente una violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo, e al più tardi 48 ore dopo averne avuto conoscenza, con ciò che sa: la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni dei dati in questione, le sue probabili conseguenze e le misure adottate o proposte. Completa queste informazioni man mano che ne apprende di più.

12. Fine del servizio

Il cliente può esportare i contenuti dello spazio di lavoro in qualsiasi momento: i verbali in Markdown o PDF, gli elenchi in CSV e l'intero spazio di lavoro in un file JSON su richiesta a hello@joinronde.com. Quando lo spazio di lavoro viene eliminato, i suoi contenuti vengono cancellati 30 giorni dopo, poi escono dai backup man mano che questi ruotano, al più tardi dopo 2 anni. Ronde non conserva nulla più a lungo, salvo ciò che la legge gli impone di conservare, come le fatture.

13. Audit

Ronde mette a disposizione del cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi: questo accordo, la descrizione delle sue misure e la sua documentazione, su richiesta a hello@joinronde.com. Se ciò non basta, il cliente può far svolgere un audit a proprie spese da un revisore indipendente vincolato alla riservatezza, con un preavviso di 30 giorni, non più di una volta all'anno, salvo che lo richieda una violazione o un'autorità di controllo.

14. Trasferimenti

Ronde ospita i dati in Francia e non effettua in proprio alcun trasferimento al di fuori dell'Unione europea. Un trasferimento avviene solo tramite un sub-responsabile del trattamento elencato di seguito o un'integrazione che il cliente attiva, e in tal caso con le garanzie del capo V del GDPR: una decisione di adeguatezza, come il Data Privacy Framework UE-USA, o le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

15. Responsabilità e prevalenza

Si applicano i limiti di responsabilità delle condizioni. In materia di protezione dei dati, questo accordo prevale sul resto delle condizioni. In caso di differenze tra le sue versioni in lingue diverse, prevale la versione francese.

Sub-responsabili del trattamento

Chi tratta dati personali per Ronde nel cloud, per quale scopo e dove.

Fornitori scelti dallo spazio di lavoro o dai suoi membri

Ricevono dati solo quando lo spazio di lavoro attiva l'integrazione, o una persona attiva le notifiche, e solo ciò di cui l'integrazione ha bisogno. Molti si trovano negli Stati Uniti: le garanzie sono quelle delle loro condizioni.

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix: messaggi e verbali pubblicati nei canali che lo spazio di lavoro sceglie.
• Google Calendar, Microsoft 365, server CalDAV: gli eventi delle riunioni, nei calendari che lo spazio di lavoro collega.
• Jira, Linear, GitHub, GitLab: i ticket e le azioni collegati alle riunioni.
• Wiki: i verbali pubblicati nelle pagine che lo spazio di lavoro sceglie.
• Fornitori di videochiamate: la chiamata di ogni riunione.
• Twilio: promemoria via SMS e WhatsApp, ai numeri delle persone interessate.
• Anthropic: l'assistente IA, con la chiave API dello spazio di lavoro, solo quando lo spazio di lavoro lo attiva; ogni richiesta viene scritta nel registro di audit dello spazio di lavoro.
• Riconoscimento vocale: trascrizioni delle riunioni, dal fornitore che lo spazio di lavoro configura, con la propria chiave.
• Servizi push dei produttori di browser (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): notifiche sui dispositivi in cui le persone le attivano, cifrate in modo che solo il dispositivo possa leggerle.