Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Die Parteien

Der Kunde, also die Organisation, die einen Ronde-Arbeitsbereich in der Cloud betreibt, ist der Verantwortliche. Der Herausgeber von Ronde, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, ist der Auftragsverarbeiter.

2. Gegenstand und Dauer

Ronde verarbeitet personenbezogene Daten, um den in den Bedingungen beschriebenen Dienst zu erbringen: die Meetings des Kunden vorbereiten, durchführen und protokollieren, mit den Funktionen und Integrationen, die der Kunde einschaltet. Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Kunde den Dienst nutzt, und danach bis zur Löschung der Daten, wie in Abschnitt 12 beschrieben.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Hosting, Speicherung, Organisation und Anzeige der Inhalte des Arbeitsbereichs; Versand von Erinnerungen, Benachrichtigungen und Protokollen; Transkripte und Zusammenfassungen, wenn der Kunde sie einschaltet; Weitergabe von Daten an die Integrationen, die der Kunde verbindet; Backups und Löschung. Einziger Zweck ist die Erbringung des Dienstes für den Kunden.

4. Arten personenbezogener Daten

• Identitäts- und Kontaktdaten: Namen, E-Mail-Adressen, Mobilnummern für Erinnerungen per SMS und WhatsApp, Fotos, Rollen und Teams, Geburtstage (Tag und Monat), wenn sie eingetragen werden;
• was Personen schreiben: Check-ins, Notizen, Entscheidungen, Aufgaben, Kommentare, Reaktionen, Stimmen und Antworten auf Umfragen;
• Teilnahme: Anwesenheit, Redebeiträge und deren Zeiten;
• Transkripte von Meetings, wenn der Kunde sie einschaltet;
• technische Daten: Anmeldesitzungen mit IP-Adresse und Gerät, das Audit-Log des Arbeitsbereichs.

Der Dienst ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) wie Gesundheitsdaten ausgelegt: Ein Kunde, der solche Daten verarbeiten muss, sollte Ronde auf seinen eigenen Servern betreiben.

5. Kategorien betroffener Personen

Die Mitglieder des Arbeitsbereichs, die Personen in seinem Verzeichnis (Beschäftigte, Lernende, Ehrenamtliche, freie Mitarbeitende), die zu seinen Meetings eingeladenen Gäste und Beobachtenden sowie die in seinen Inhalten erwähnten Personen.

6. Weisungen

Ronde verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden: diese Bedingungen, die Einstellungen des Arbeitsbereichs und was seine Nutzenden darin tun. Ist Ronde der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, informiert Ronde den Kunden. Für einen anderen Zweck verarbeitet Ronde die Daten nur, wenn das Recht der Europäischen Union oder Frankreichs es verlangt, und informiert den Kunden dann vorher, sofern dieses Recht es nicht verbietet.

7. Vertraulichkeit

Die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und greifen nur auf die Daten zu, soweit ihre Arbeit es erfordert. Jeder Blick auf einen Arbeitsbereich oder ein Konto im Backoffice von Ronde wird festgehalten, mit Person und Zeitpunkt.

8. Sicherheit

Ronde trifft dem Risiko angemessene Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), darunter:

• Verschlüsselung jeder Verbindung (TLS);
• Verschlüsselung der Secrets, die Integrationen brauchen, im Ruhezustand (AES-256-GCM);
• die Tokens von Einladungen, Gastlinks, Kalender-Feeds und Bereitstellung als Hash gespeichert, nie im Klartext;
• Zugriffskontrolle: die Daten jedes Arbeitsbereichs getrennt gehalten, Rollen innerhalb des Arbeitsbereichs, zweistufige Verifizierung für seine Mitglieder;
• das Backoffice des Teams nur von den IP-Adressen des Teams aus erreichbar, mit Passwort und Authenticator-App, jede Aktion und jeder Blick auf Kundendaten protokolliert;
• nächtliche Backups der Datenbank auf dem Hosting-Server in Frankreich, rotierend aufbewahrt (eine Kopie pro Tag für 7 Tage, eine pro Woche für 4 Wochen, eine pro Monat für 12 Monate, eine pro Jahr für 2 Jahre) und nur zur Wiederherstellung nach einem Vorfall verwendet.

9. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde ermächtigt Ronde, die unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Ronde verpflichtet jeden von ihnen vertraglich zu Datenschutzpflichten, die denen dieses Vertrags gleichwertig sind, und bleibt für sie verantwortlich. Bevor Ronde einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügt oder ersetzt, aktualisiert Ronde diese Liste und informiert die Inhaber des Arbeitsbereichs des Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus sachlichen Gründen widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er sein Abonnement beenden, und der bezahlte, nicht genutzte Zeitraum wird erstattet.

Die Anbieter der Integrationen, die der Kunde einschaltet, werden nicht von Ronde ausgewählt: Der Kunde wählt sie und weist Ronde an, ihnen zu übermitteln, was die Integration braucht, und seine eigene Vereinbarung mit dem jeweiligen Anbieter regelt, was dieser damit tut.

10. Unterstützung

Ronde unterstützt den Kunden bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen, die ihre Rechte ausüben: Die Inhaber des Arbeitsbereichs können dessen Inhalte exportieren, berichtigen und löschen, und ein Antrag, der Ronde direkt erreicht, wird an den Kunden weitergeleitet. Ronde stellt dem Kunden außerdem die Informationen bereit, die er für eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde braucht.

11. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Ronde meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem sie Ronde bekannt geworden ist, mit allem, was Ronde darüber weiß: Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, ihre wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Ronde ergänzt diese Informationen, sobald mehr bekannt ist.

12. Ende des Dienstes

Der Kunde kann die Inhalte des Arbeitsbereichs jederzeit exportieren: Protokolle als Markdown oder PDF, Listen als CSV und den ganzen Arbeitsbereich als JSON-Datei auf Anfrage unter hello@joinronde.com. Wird der Arbeitsbereich gelöscht, werden seine Inhalte 30 Tage später gelöscht und verschwinden dann aus den Backups, während diese rotieren, spätestens nach 2 Jahren. Ronde bewahrt nichts länger auf, außer was Ronde gesetzlich aufbewahren muss, etwa Rechnungen.

13. Audits

Ronde stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieser Pflichten nachzuweisen: diesen Vertrag, die Beschreibung der getroffenen Maßnahmen und die Dokumentation von Ronde, auf Anfrage unter hello@joinronde.com. Reicht das nicht aus, kann der Kunde auf eigene Kosten ein Audit durch eine unabhängige, zur Vertraulichkeit verpflichtete Prüfstelle durchführen lassen, mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen und höchstens einmal im Jahr, es sei denn, eine Verletzung oder eine Aufsichtsbehörde erfordert es.

14. Übermittlungen

Ronde hostet die Daten in Frankreich und übermittelt sie selbst nicht außerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung erfolgt nur über einen unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter oder über eine Integration, die der Kunde einschaltet, und dann mit den Garantien von Kapitel V DSGVO: einem Angemessenheitsbeschluss wie dem EU-US Data Privacy Framework oder den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

15. Haftung und Vorrang

Es gelten die Haftungsbeschränkungen der Bedingungen. In Fragen des Datenschutzes hat dieser Vertrag Vorrang vor den übrigen Bedingungen. Weichen seine Fassungen in verschiedenen Sprachen voneinander ab, ist die französische Fassung maßgeblich.

Unterauftragsverarbeiter

Wer personenbezogene Daten für Ronde in der Cloud verarbeitet, wofür und wo.

Vom Arbeitsbereich oder seinen Mitgliedern gewählte Anbieter

Sie erhalten Daten nur, wenn der Arbeitsbereich die Integration einschaltet oder eine Person Benachrichtigungen einschaltet, und nur, was diese Integration braucht. Viele sitzen in den Vereinigten Staaten: Es gelten die Garantien ihrer eigenen Bedingungen.

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix: Nachrichten und Protokolle, gepostet in den Kanälen, die der Arbeitsbereich auswählt.
• Google Calendar, Microsoft 365, CalDAV-Server: die Termine der Meetings, in den Kalendern, die der Arbeitsbereich verbindet.
• Jira, Linear, GitHub, GitLab: die mit Meetings verknüpften Issues und Aufgaben.
• Wikis: die Protokolle, veröffentlicht auf den Seiten, die der Arbeitsbereich auswählt.
• Videocall-Anbieter: der Call jedes Meetings.
• Twilio: Erinnerungen per SMS und WhatsApp an die Nummern der betroffenen Personen.
• Anthropic: der KI-Assistent, mit dem eigenen API-Schlüssel des Arbeitsbereichs, nur wenn der Arbeitsbereich ihn einschaltet; jede Anfrage wird in das Audit-Log des Arbeitsbereichs geschrieben.
• Sprache-zu-Text: Transkripte von Meetings, durch den Anbieter, den der Arbeitsbereich einrichtet, mit dem eigenen Schlüssel des Arbeitsbereichs.
• Push-Dienste der Browserhersteller (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): Benachrichtigungen auf den Geräten, auf denen Personen sie einschalten, so verschlüsselt, dass nur das Gerät sie lesen kann.