Accord de traitement des données

1. Les parties

Le client, c'est-à-dire l'organisation qui gère un espace Ronde dans le cloud, est le responsable du traitement. L'éditeur de Ronde, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, est le sous-traitant.

2. Objet et durée

Ronde traite des données à caractère personnel pour fournir le service que décrivent les conditions : préparer, animer et garder la trace des réunions du client, avec les fonctions et les intégrations que le client active. Le traitement dure tant que le client utilise le service, puis jusqu'à l'effacement des données décrit à la section 12.

3. Nature et finalité du traitement

Hébergement, stockage, organisation et affichage du contenu de l'espace ; envoi des rappels, des notifications et des comptes rendus ; transcriptions et résumés quand le client les active ; transmission de données aux intégrations que le client connecte ; sauvegardes et effacement. La seule finalité est de fournir le service au client.

4. Types de données à caractère personnel

• identité et coordonnées : noms, adresses e-mail, numéros de mobile pour les rappels par SMS et WhatsApp, photos, rôles et équipes, dates d'anniversaire (jour et mois) quand elles sont renseignées ;
• ce que les personnes écrivent : fiches, notes, décisions, actions, commentaires, réactions, votes et réponses aux sondages ;
• la participation : présence, tours de parole et leur minutage ;
• les transcriptions des réunions, quand le client les active ;
• les données techniques : sessions de connexion avec leur adresse IP et leur appareil, journal d'audit de l'espace.

Le service n'est pas conçu pour les catégories particulières de données (article 9 du RGPD), comme les données de santé : un client qui doit en traiter devrait héberger Ronde sur ses propres serveurs.

5. Catégories de personnes concernées

Les membres de l'espace, les personnes de son annuaire (membres du personnel, élèves et étudiants, bénévoles, prestataires), les invités et observateurs conviés à ses réunions, et les personnes mentionnées dans son contenu.

6. Instructions

Ronde ne traite les données que sur instruction documentée du client : ces conditions, les réglages de l'espace et ce que ses utilisateurs y font. Si une instruction lui semble constituer une violation du droit de la protection des données, Ronde en informe le client. Ronde ne traite les données à une autre fin que si le droit de l'Union européenne ou le droit français l'y oblige, et en informe alors le client au préalable, sauf si ce droit l'interdit.

7. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité et n'y accèdent que dans la mesure nécessaire à leur travail. Chaque consultation d'un espace ou d'un compte dans l'interface d'administration de Ronde est enregistrée, avec l'auteur de la consultation et sa date.

8. Sécurité

Ronde met en œuvre des mesures adaptées au risque (article 32 du RGPD), notamment :

• le chiffrement de toutes les connexions (TLS) ;
• le chiffrement au repos des secrets dont les intégrations ont besoin (AES-256-GCM) ;
• les jetons des invitations, des liens invités, des flux d'agenda et du provisionnement conservés sous forme hachée, jamais en clair ;
• le contrôle d'accès : les données de chaque espace cloisonnées, des rôles au sein de l'espace, la validation en deux étapes pour ses membres ;
• l'interface d'administration de l'équipe accessible uniquement depuis les adresses IP de l'équipe, avec un mot de passe et une application d'authentification, chaque action et chaque consultation de données client étant enregistrée ;
• la sauvegarde de la base de données chaque nuit sur le serveur de l'hébergeur en France, avec des copies conservées par rotation (une par jour pendant 7 jours, une par semaine pendant 4 semaines, une par mois pendant 12 mois, une par an pendant 2 ans) et utilisées uniquement pour restaurer les données après un incident.

9. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise Ronde à faire appel aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous. Ronde impose à chacun d'eux, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord, et reste responsable envers le client du respect de ces obligations. Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, Ronde met à jour cette liste et en informe par e-mail les propriétaires de l'espace du client au moins 30 jours à l'avance. Le client peut s'y opposer pour des motifs raisonnables dans ce délai ; à défaut d'accord, il peut mettre fin à son abonnement, et la période payée et non utilisée lui est remboursée.

Les prestataires des intégrations que le client active ne sont pas choisis par Ronde : le client les choisit et donne instruction à Ronde de leur transmettre ce dont l'intégration a besoin, et c'est son propre accord avec chaque prestataire qui régit ce que ce prestataire en fait.

10. Assistance

Ronde aide le client à répondre aux demandes des personnes concernées qui exercent leurs droits : les propriétaires de l'espace peuvent en exporter, corriger et supprimer le contenu, et une demande qui parvient directement à Ronde est transmise au client. Ronde fournit aussi au client les informations dont il a besoin pour une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) ou une consultation préalable de l'autorité de contrôle.

11. Violations de données à caractère personnel

Ronde notifie au client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec ce qu'il en sait : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements en cause, ses conséquences probables, et les mesures prises ou proposées. Il complète ces informations à mesure qu'il en apprend davantage.

12. Fin du service

Le client peut exporter le contenu de l'espace à tout moment : les comptes rendus en Markdown ou en PDF, les listes en CSV, et l'espace entier dans un fichier JSON sur demande à hello@joinronde.com. Quand l'espace est supprimé, son contenu est effacé 30 jours plus tard, puis disparaît des sauvegardes au fil de leur rotation, au plus tard au bout de 2 ans. Ronde ne conserve rien au-delà, sauf ce que la loi l'oblige à conserver, comme les factures.

13. Audits

Ronde met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations : le présent accord, la description de ses mesures et sa documentation, sur demande à hello@joinronde.com. Si cela ne suffit pas, le client peut faire réaliser un audit à ses frais, par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, moyennant un préavis de 30 jours, au plus une fois par an, sauf si une violation ou une autorité de contrôle l'exige.

14. Transferts

Ronde héberge les données en France et ne les transfère pas lui-même hors de l'Union européenne. Un transfert n'a lieu que par l'intermédiaire d'un sous-traitant ultérieur listé ci-dessous ou d'une intégration que le client active, et alors avec les garanties du chapitre V du RGPD : une décision d'adéquation, comme le Data Privacy Framework UE-États-Unis, ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

15. Responsabilité et ordre de priorité

Les limitations de responsabilité des conditions s'appliquent. En matière de protection des données, le présent accord prévaut sur le reste des conditions. En cas de divergence entre ses versions linguistiques, la version française prévaut.

Sous-traitants ultérieurs

Qui traite des données à caractère personnel pour Ronde dans le cloud, à quelles fins, et où.

Prestataires choisis par l'espace ou ses membres

Ils ne reçoivent des données que lorsque l'espace active l'intégration, ou qu'une personne active les notifications, et seulement ce dont cette intégration a besoin. Beaucoup sont aux États-Unis : les garanties sont celles de leurs propres conditions.

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix : les messages et comptes rendus publiés dans les canaux que l'espace choisit.
• Google Agenda, Microsoft 365, serveurs CalDAV : les événements des réunions, dans les agendas que l'espace connecte.
• Jira, Linear, GitHub, GitLab : les tickets et actions liés aux réunions.
• Wikis : les comptes rendus publiés sur les pages que l'espace choisit.
• Services de visioconférence : l'appel de chaque réunion.
• Twilio : les rappels par SMS et WhatsApp, aux numéros des personnes concernées.
• Anthropic : l'assistant IA, avec la propre clé d'API de l'espace, seulement quand l'espace l'active ; chaque requête est inscrite dans le journal d'audit de l'espace.
• Transcription : les transcriptions des réunions, par le prestataire que l'espace configure, avec sa propre clé.
• Services push des éditeurs de navigateurs (Google, Mozilla, Apple, Microsoft) : les notifications sur les appareils où les personnes les activent, chiffrées pour que seul l'appareil puisse les lire.