اتفاقية معالجة البيانات

1. الطرفان

العميل، أي المؤسسة التي تدير مساحة عمل Ronde في السحابة، هو المتحكم في البيانات. وناشر Ronde، RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431، هو المعالج.

2. موضوع المعالجة ومدتها

يعالج Ronde البيانات الشخصية لتقديم الخدمة التي تصفها الشروط: إعداد اجتماعات العميل وإدارتها وتوثيقها، بالميزات والتكاملات التي يفعّلها العميل. وتستمر المعالجة ما دام العميل يستخدم الخدمة، ثم إلى أن تُمحى البيانات كما يصف البند 12.

3. طبيعة المعالجة والغرض منها

استضافة محتوى مساحة العمل وتخزينه وتنظيمه وعرضه؛ وإرسال التذكيرات والإشعارات والمحاضر؛ والتفريغ النصي والملخصات عندما يفعّلها العميل؛ وتمرير البيانات إلى التكاملات التي يربطها العميل؛ والنسخ الاحتياطي والمحو. والغرض الوحيد هو تقديم الخدمة إلى العميل.

4. أنواع البيانات الشخصية

• بيانات الهوية والاتصال: الأسماء، وعناوين البريد الإلكتروني، وأرقام الجوال لتذكيرات SMS وWhatsApp، والصور، والأدوار والفرق، وأعياد الميلاد (اليوم والشهر) عند إدخالها؛
• ما يكتبه الأشخاص: البطاقات، والملاحظات، والقرارات، والإجراءات، والتعليقات، والتفاعلات، والأصوات، والإجابات على الاستطلاعات؛
• المشاركة: الحضور، وأدوار الكلام وأوقاتها؛
• التفريغ النصي للاجتماعات، عندما يفعّله العميل؛
• البيانات التقنية: جلسات الدخول مع عنوان IP والجهاز الخاصين بكل منها، وسجل التدقيق لمساحة العمل.

الخدمة غير مصمَّمة للفئات الخاصة من البيانات (المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات)، مثل البيانات الصحية: على العميل الذي يحتاج إلى معالجتها أن يستضيف Ronde على خوادمه الخاصة.

5. فئات أصحاب البيانات

أعضاء مساحة العمل، والأشخاص في دليلها (الموظفون، والطلاب، والمتطوعون، والمتعاقدون)، والضيوف والمراقبون المدعوون إلى اجتماعاتها، والأشخاص المذكورون في محتواها.

6. التعليمات

لا يعالج Ronde البيانات إلا بناءً على تعليمات العميل الموثّقة: هذه الشروط، وإعدادات مساحة العمل، وما يفعله مستخدموها فيها. وإذا بدا أن تعليمةً ما تخالف قانون حماية البيانات، يُبلغ Ronde العميل بذلك. ولا يعالج Ronde البيانات لغرض آخر إلا إذا اقتضى ذلك قانون الاتحاد الأوروبي أو القانون الفرنسي، وعندئذٍ يُبلغ العميل مسبقًا، ما لم يحظر ذلك القانونُ هذا الإبلاغ.

7. السرية

الأشخاص المخوّلون بمعالجة البيانات ملزمون بالسرية، ولا يطّلعون عليها إلا بالقدر الذي يتطلبه عملهم. ويُسجَّل كل اطلاع على مساحة عمل أو حساب في لوحة الإدارة الداخلية لدى Ronde، مع هوية من اطّلع ووقت الاطلاع.

8. الأمان

ينفّذ Ronde تدابير ملائمة للمخاطر (المادة 32 من اللائحة العامة لحماية البيانات)، منها:

• تشفير كل اتصال (TLS)؛
• تشفير الأسرار التي تحتاجها التكاملات أثناء التخزين (AES-256-GCM)؛
• تخزين رموز الدعوات وروابط الضيوف وخلاصات التقويم والتزويد كقيم تجزئة، وليس كنص صريح أبدًا؛
• التحكم في الوصول: فصل بيانات كل مساحة عمل عن غيرها، وأدوار داخل مساحة العمل، والتحقق بخطوتين لأعضائها؛
• لوحة الإدارة الداخلية للفريق لا يمكن الوصول إليها إلا من عناوين الفريق، بكلمة مرور وتطبيق مصادقة، مع تسجيل كل إجراء وكل اطلاع على بيانات العملاء؛
• نسخ احتياطية ليلية لقاعدة البيانات على خادم الاستضافة في فرنسا، تُحفظ بالتناوب: نسخة يومية لمدة 7 أيام، ونسخة أسبوعية لمدة 4 أسابيع، ونسخة شهرية لمدة 12 شهرًا، ونسخة سنوية لمدة سنتين (2)؛ ولا تُستخدم إلا للتعافي من حادث.

9. المعالجون الفرعيون

يأذن العميل لـ Ronde بالاستعانة بالمعالجين الفرعيين المدرجين أدناه. ويُلزم Ronde كلًّا منهم تعاقديًا بالتزامات لحماية البيانات مكافئة لالتزامات هذه الاتفاقية، ويظل مسؤولًا عنهم. وقبل إضافة معالج فرعي أو استبداله، يحدّث Ronde هذه القائمة ويُبلغ مالكي مساحة عمل العميل بالبريد الإلكتروني قبل 30 يومًا على الأقل. ويجوز للعميل الاعتراض لأسباب معقولة خلال هذه المدة؛ وإذا تعذّر الاتفاق، يجوز له إنهاء اشتراكه، ويُرَدّ إليه المبلغ المقابل للفترة المدفوعة غير المستخدمة.

لا يختار Ronde مقدّمي التكاملات التي يفعّلها العميل: فالعميل هو من يختارهم ويوجّه Ronde بأن يرسل إليهم ما يحتاجه التكامل، وتحكم اتفاقيته الخاصة مع كل مقدّم ما يفعله ذلك المقدّم بتلك البيانات.

10. المساعدة

يساعد Ronde العميلَ على الرد على طلبات الأشخاص الذين يمارسون حقوقهم: إذ يمكن لمالكي مساحة العمل تصدير محتواها وتصحيحه وحذفه، ويُحال إلى العميل أي طلب يصل إلى Ronde مباشرة. كما يزوّد Ronde العميلَ بالمعلومات التي يحتاجها لإجراء تقييم الأثر على حماية البيانات أو للاستشارة المسبقة لسلطة الرقابة.

11. خرق البيانات الشخصية

يُخطر Ronde العميلَ بأي خرق للبيانات الشخصية دون تأخير لا مبرر له، وفي موعد أقصاه 48 ساعة من علمه به، مع ما يعرفه: طبيعة الخرق، وفئات الأشخاص والسجلات المعنية وعددها التقريبي، وعواقبه المحتملة، والتدابير المتخذة أو المقترحة. ويستكمل هذه المعلومات كلما عرف المزيد.

12. انتهاء الخدمة

يمكن للعميل تصدير محتوى مساحة العمل في أي وقت: المحاضر بصيغة Markdown أو PDF، والقوائم بصيغة CSV، ومساحة العمل كاملة في ملف JSON عند الطلب على hello@joinronde.com. وعند حذف مساحة العمل، يُمحى محتواها بعد 30 يومًا، ثم يخرج من النسخ الاحتياطية مع تناوبها، بعد سنتين (2) على الأكثر. ولا يحتفظ Ronde بأي شيء مدة أطول، باستثناء ما يُلزمه القانون بالاحتفاظ به، مثل الفواتير.

13. التدقيق

يتيح Ronde للعميل المعلومات اللازمة لإثبات وفائه بهذه الالتزامات: هذه الاتفاقية، ووصف تدابيره، ووثائقه، عند الطلب على hello@joinronde.com. وإذا لم يكن ذلك كافيًا، يجوز للعميل أن يُجري تدقيقًا على نفقته، بواسطة مدقق مستقل ملزم بالسرية، بإشعار مسبق مدته 30 يومًا، وبما لا يتجاوز مرة واحدة في السنة، ما لم يقتضِ ذلك خرقٌ أو سلطةُ رقابة.

14. نقل البيانات

يستضيف Ronde البيانات في فرنسا ولا ينقلها بنفسه خارج الاتحاد الأوروبي. ولا يحدث النقل إلا عبر معالج فرعي مدرج أدناه أو تكامل يفعّله العميل، وعندئذٍ بموجب الضمانات الواردة في الفصل الخامس (V) من اللائحة العامة لحماية البيانات: قرار كفاية، مثل إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة (EU-US Data Privacy Framework)، أو البنود التعاقدية القياسية الصادرة عن المفوضية الأوروبية.

15. المسؤولية والأسبقية

تسري حدود المسؤولية الواردة في الشروط. وفيما يخص حماية البيانات، تسود هذه الاتفاقية على باقي الشروط. وإذا اختلفت نسخها بلغات مختلفة، تسود النسخة الفرنسية.

المعالجون الفرعيون

من يعالج البيانات الشخصية لحساب Ronde في السحابة، ولأي غرض، وأين.

مقدّمو الخدمات الذين تختارهم مساحة العمل أو أعضاؤها

لا يتلقون البيانات إلا عندما تفعّل مساحة العمل التكامل، أو يفعّل شخصٌ الإشعارات، ولا يتلقون إلا ما يحتاجه ذلك التكامل. كثير منهم في الولايات المتحدة: والضمانات هي تلك الواردة في شروطهم الخاصة.

• Slack وMattermost وDiscord وMatrix: الرسائل والمحاضر المنشورة في القنوات التي تختارها مساحة العمل.
• Google Calendar وMicrosoft 365 وخوادم CalDAV: أحداث الاجتماعات، في التقويمات التي تربطها مساحة العمل.
• Jira وLinear وGitHub وGitLab: التذاكر والإجراءات المرتبطة بالاجتماعات.
• الويكي: المحاضر المنشورة في الصفحات التي تختارها مساحة العمل.
• مقدّمو مكالمات الفيديو: مكالمة كل اجتماع.
• Twilio: تذكيرات SMS وWhatsApp، إلى أرقام الأشخاص المعنيين.
• Anthropic: المساعد الذكي، بمفتاح API الخاص بمساحة العمل، فقط عندما تفعّله مساحة العمل؛ ويُسجَّل كل طلب في سجل التدقيق لمساحة العمل.
• تحويل الكلام إلى نص: التفريغ النصي للاجتماعات، لدى مقدّم الخدمة الذي تضبطه مساحة العمل، بمفتاحها الخاص.
• خدمات الإشعارات الفورية لدى الشركات المطوّرة للمتصفحات (Google وMozilla وApple وMicrosoft): الإشعارات على الأجهزة التي يفعّلها فيها الأشخاص، مشفّرة بحيث لا يستطيع قراءتها إلا الجهاز.