Соглашение об обработке данных

1. Стороны

Клиент — организация, которая управляет рабочим пространством Ronde в облаке, — является контролёром. Издатель Ronde, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, является обработчиком.

2. Предмет и срок

Ronde обрабатывает персональные данные, чтобы предоставлять сервис, описанный в условиях: подготовку, проведение и протоколирование встреч клиента с функциями и интеграциями, которые включает клиент. Обработка длится, пока клиент пользуется сервисом, а затем — до стирания данных, как описано в разделе 12.

3. Характер и цель обработки

Размещение, хранение, упорядочивание и отображение содержимого рабочего пространства; отправка напоминаний, уведомлений и протоколов; расшифровки и итоги, если клиент их включает; передача данных в интеграции, которые подключает клиент; резервное копирование и стирание. Единственная цель — предоставление сервиса клиенту.

4. Виды персональных данных

• идентификационные и контактные данные: имена, адреса электронной почты, номера мобильных телефонов для напоминаний по SMS и WhatsApp, фото, роли и команды, дни рождения (день и месяц), если они указаны;
• то, что пишут люди: карточки, заметки, решения, задачи, комментарии, реакции, голоса и ответы на опросы;
• участие: присутствие, выступления и их время;
• расшифровки встреч, если клиент их включает;
• технические данные: сеансы входа с IP-адресом и устройством, журнал аудита рабочего пространства.

Сервис не предназначен для особых категорий данных (статья 9 GDPR), например данных о здоровье: клиенту, которому нужно их обрабатывать, следует размещать Ronde на собственных серверах.

5. Категории субъектов данных

Участники рабочего пространства, люди из его справочника (сотрудники, учащиеся, волонтёры, подрядчики), гости и наблюдатели, приглашённые на его встречи, и люди, упомянутые в его содержимом.

6. Указания

Ronde обрабатывает данные только по документированным указаниям клиента: этим условиям, настройкам рабочего пространства и действиям его пользователей в нём. Если какое-либо указание, по мнению Ronde, нарушает законодательство о защите данных, Ronde сообщает об этом клиенту. Ronde обрабатывает данные в иных целях, только если этого требует право Европейского союза или Франции, и в таком случае заранее информирует клиента, если только это право не запрещает такое информирование.

7. Конфиденциальность

Лица, уполномоченные обрабатывать данные, связаны обязательством о конфиденциальности и получают к ним доступ только в той мере, в какой этого требует их работа. Каждый просмотр рабочего пространства или аккаунта в бэк-офисе Ronde записывается: кто смотрел и когда.

8. Безопасность

Ronde применяет меры, соответствующие риску (статья 32 GDPR), в том числе:

• шифрование каждого соединения (TLS);
• шифрование при хранении секретов, необходимых интеграциям (AES-256-GCM);
• хранение токенов приглашений, гостевых ссылок, календарных лент и провиженинга в виде хешей, никогда в открытом виде;
• контроль доступа: данные каждого рабочего пространства хранятся отдельно, роли внутри пространства, двухэтапная проверка для его участников;
• бэк-офис команды доступен только с адресов команды, с паролем и приложением-аутентификатором; каждое действие и каждый просмотр данных клиентов записываются;
• резервное копирование базы данных каждую ночь на сервере хостинга во Франции; копии хранятся с ротацией (по одной в день за 7 дней, по одной в неделю за 4 недели, по одной в месяц за 12 месяцев, по одной в год за 2 года) и используются только для восстановления после инцидента.

9. Субобработчики

Клиент разрешает Ronde привлекать субобработчиков, перечисленных ниже. Ronde договором возлагает на каждого из них обязательства по защите данных, равноценные обязательствам по этому соглашению, и остаётся ответственным за них. Прежде чем добавить или заменить субобработчика, Ronde обновляет этот список и не менее чем за 30 дней сообщает об этом по электронной почте владельцам рабочего пространства клиента. В течение этого срока клиент может возразить по обоснованным причинам; если стороны не придут к согласию, клиент может прекратить подписку, и оплаченный, но неиспользованный период возмещается.

Поставщиков интеграций, которые включает клиент, выбирает не Ronde: их выбирает клиент и поручает Ronde передавать им то, что нужно интеграции, а то, что каждый поставщик делает с этими данными, регулируется собственным соглашением клиента с этим поставщиком.

10. Содействие

Ronde помогает клиенту отвечать на запросы людей, осуществляющих свои права: владельцы рабочего пространства могут экспортировать, исправлять и удалять его содержимое, а запрос, поступивший напрямую в Ronde, передаётся клиенту. Ronde также предоставляет клиенту сведения, необходимые для оценки воздействия на защиту данных или для предварительной консультации с надзорным органом.

11. Нарушения безопасности персональных данных

Ronde уведомляет клиента о нарушении безопасности персональных данных без неоправданной задержки и не позднее чем через 48 часов после того, как ему стало о нём известно, сообщая то, что ему известно: характер нарушения, категории и приблизительное число затронутых людей и записей, вероятные последствия и принятые или предлагаемые меры. По мере получения новых сведений Ronde дополняет эту информацию.

12. Окончание оказания услуги

Клиент может в любой момент экспортировать содержимое рабочего пространства: протоколы в Markdown или PDF, списки в CSV, а всё пространство — в виде файла JSON по запросу на hello@joinronde.com. При удалении рабочего пространства его содержимое стирается через 30 дней, а затем исчезает из резервных копий по мере их ротации, не позднее чем через 2 года. Ronde ничего не хранит дольше, кроме того, что обязан хранить по закону, например счетов.

13. Аудиты

Ronde предоставляет клиенту сведения, необходимые для подтверждения того, что он выполняет эти обязательства: это соглашение, описание принимаемых мер и свою документацию — по запросу на hello@joinronde.com. Если этого недостаточно, клиент может за свой счёт поручить проведение аудита независимому аудитору, связанному обязательством о конфиденциальности, с уведомлением за 30 дней и не чаще одного раза в год, если только нарушение или надзорный орган не требуют иного.

14. Передача данных

Ronde размещает данные во Франции и сам не передаёт их за пределы Европейского союза. Передача происходит только через субобработчика из списка ниже или через интеграцию, которую включает клиент, и в этом случае — с гарантиями главы V GDPR: на основании решения о достаточности уровня защиты, такого как EU-US Data Privacy Framework, или стандартных договорных положений Европейской комиссии.

15. Ответственность и приоритет

Применяются ограничения ответственности, предусмотренные условиями. В вопросах защиты данных это соглашение имеет преимущественную силу над остальными условиями. При расхождении его версий на разных языках преимущественную силу имеет французская версия.

Субобработчики

Кто обрабатывает персональные данные для Ronde в облаке, для чего и где.

Поставщики, выбранные рабочим пространством или его участниками

Они получают данные, только когда рабочее пространство включает интеграцию или человек включает уведомления, и только то, что нужно этой интеграции. Многие из них находятся в США: гарантии определяются их собственными условиями.

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix: сообщения и протоколы, публикуемые в каналах, выбранных рабочим пространством.
• Google Calendar, Microsoft 365, серверы CalDAV: события встреч в календарях, подключённых рабочим пространством.
• Jira, Linear, GitHub, GitLab: тикеты и задачи, связанные со встречами.
• Вики: протоколы, публикуемые на страницах, выбранных рабочим пространством.
• Сервисы видеозвонков: звонок каждой встречи.
• Twilio: напоминания по SMS и WhatsApp на номера соответствующих людей.
• Anthropic: ИИ-ассистент с собственным API-ключом рабочего пространства, только если пространство его включило; каждый запрос записывается в журнал аудита пространства.
• Распознавание речи: расшифровки встреч у провайдера, которого настраивает рабочее пространство, с его собственным ключом.
• Push-сервисы разработчиков браузеров (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): уведомления на устройствах, где люди их включили, в зашифрованном виде, так что прочитать их может только само устройство.