数据处理协议

1. 双方

客户，即在云端运营 Ronde 工作空间的组织，是数据控制者。Ronde 的发布方 RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431 是数据处理者。

2. 处理的标的和期限

Ronde 处理个人数据，以提供条款所述的服务：准备、主持和记录客户的会议，并提供客户开启的功能和集成。处理在客户使用服务期间持续进行，之后持续至数据按第 12 节所述被清除为止。

3. 处理的性质和目的

托管、存储、整理和显示工作空间的内容；发送提醒、通知和会议纪要；在客户开启时生成转写和摘要；将数据传递给客户连接的集成；备份和清除。唯一目的是向客户提供服务。

4. 个人数据的类型

• 身份和联系信息：姓名、电子邮件地址、用于短信和 WhatsApp 提醒的手机号码、照片、角色和团队，以及录入时的生日（日和月）；
• 人们写下的内容：进展卡、笔记、决定、行动项、评论、表情反应、表决以及对投票的回答；
• 参与情况：出席、发言轮次及其时间；
• 会议转写（在客户开启时）；
• 技术数据：登录会话及其 IP 地址和设备，工作空间的审计日志。

本服务并非为特殊类别的个人数据（GDPR 第 9 条）而设计，例如健康数据：需要处理此类数据的客户应在自己的服务器上托管 Ronde。

5. 数据主体的类别

工作空间的成员、其目录中的人员（员工、学生、志愿者、外包人员）、受邀参加其会议的访客和观察者，以及其内容中提及的人员。

6. 指示

Ronde 仅按照客户有记录的指示处理数据：本条款、工作空间的设置以及其用户在其中的操作。如果某项指示似乎违反数据保护法律，Ronde 会告知客户。只有在欧盟或法国法律要求时，Ronde 才会为其他目的处理数据，并会事先告知客户，除非该法律禁止告知。

7. 保密

获授权处理数据的人员负有保密义务，并且只在工作需要的范围内访问数据。在 Ronde 后台对工作空间或账户的每一次查看都会被记录，包括查看者和查看时间。

8. 安全

Ronde 采取与风险相适应的措施（GDPR 第 32 条），其中包括：

• 所有连接均加密（TLS）；
• 集成所需的机密凭据在存储时加密（AES-256-GCM）；
• 邀请、访客链接、日历订阅和用户配置的令牌以哈希形式存储，绝不以明文存储；
• 访问控制：每个工作空间的数据相互隔离，工作空间内设有角色，其成员可使用两步验证；
• 团队后台只能从团队的网络地址访问，需要密码和身份验证器应用，每一项操作和每一次对客户数据的查看都会被记录；
• 数据库每晚在位于法国的托管服务器上备份，副本轮换保留（7 天内每天一份、4 周内每周一份、12 个月内每月一份、2 年内每年一份），仅用于在发生事故时恢复数据。

9. 子处理者

客户授权 Ronde 使用下列子处理者。Ronde 通过合同要求每个子处理者承担与本协议同等的数据保护义务，并对其负责。在增加或更换子处理者之前，Ronde 会更新此列表，并至少提前 30 天通过电子邮件通知客户工作空间的所有者。客户可在此期限内以合理理由提出反对；如未能达成一致，客户可以终止订阅，已支付但未使用期间的费用将予以退还。

客户开启的集成的服务商并非由 Ronde 选择：由客户选择这些服务商，并指示 Ronde 向其发送集成所需的数据；该服务商如何处理这些数据，由客户与各服务商之间的协议约束。

10. 协助

Ronde 协助客户答复个人行使其权利的请求：工作空间的所有者可以导出、更正和删除其内容，直接发给 Ronde 的请求会转交给客户。Ronde 还会向客户提供其进行数据保护影响评估或事先咨询监管机构所需的信息。

11. 个人数据泄露

Ronde 在知悉个人数据泄露后，会无不当延迟地通知客户，最迟不超过知悉后 48 小时，并提供其所掌握的信息：泄露的性质、所涉人员和记录的类别及大致数量、可能的后果，以及已采取或拟采取的措施。Ronde 会在获知更多信息时补充这些信息。

12. 服务终止

客户可以随时导出工作空间的内容：会议纪要可导出为 Markdown 或 PDF，列表可导出为 CSV，整个工作空间可应要求导出为 JSON 文件（请发送邮件至 hello@joinronde.com）。工作空间被删除后，其内容会在 30 天后被清除，随后随备份轮换从备份中消失，最长不超过 2 年。除法律要求保存的数据（例如发票）外，Ronde 不会将任何数据保留更长时间。

13. 审计

Ronde 向客户提供证明其履行上述义务所需的信息：本协议、其措施说明及其文档，可发送邮件至 hello@joinronde.com 索取。如果这些信息不够，客户可以自费委托负有保密义务的独立审计师进行审计，须提前 30 天通知，每年不超过一次，除非发生数据泄露或监管机构要求。

14. 转移

Ronde 将数据托管在法国，自身不会将数据转移到欧盟以外。只有通过下列子处理者或客户开启的集成才会发生转移，且须遵守 GDPR 第 V 章规定的保障措施：充分性决定（例如欧盟-美国数据隐私框架），或欧盟委员会的标准合同条款。

15. 责任和优先效力

条款中的责任限制适用于本协议。在数据保护方面，本协议优先于条款的其他部分。如本协议不同语言版本之间存在差异，以法语版本为准。

子处理者

谁为云端的 Ronde 处理个人数据、用于什么目的、在哪里处理。

由工作空间或其成员选择的服务商

只有当工作空间开启相应集成，或某人开启通知时，这些服务商才会接收数据，且只接收该集成所需的数据。其中许多位于美国：保障措施以其自身条款为准。

• Slack、Mattermost、Discord、Matrix：发布到工作空间所选频道中的消息和会议纪要。
• Google Calendar、Microsoft 365、CalDAV 服务器：工作空间所连接日历中的会议日程。
• Jira、Linear、GitHub、GitLab：与会议关联的工单和行动项。
• Wiki：发布到工作空间所选页面的会议纪要。
• 视频会议服务商：每场会议的通话。
• Twilio：短信和 WhatsApp 提醒，发送到相关人员的号码。
• Anthropic：AI 助手，使用工作空间自己的 API 密钥，仅在工作空间开启时使用；每个请求都会写入工作空间的审计日志。
• 语音转文字：会议转写，由工作空间配置的服务商使用其自己的密钥完成。
• 浏览器厂商的推送服务（Google、Mozilla、Apple、Microsoft）：在人们开启通知的设备上推送通知，经过加密，只有该设备才能读取。