डेटा प्रसंस्करण समझौता

1. पक्षकार

ग्राहक, यानी वह संगठन जो क्लाउड में Ronde वर्कस्पेस चलाता है, नियंत्रक (controller) है। Ronde का प्रकाशक, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, प्रसंस्करणकर्ता (processor) है।

2. विषय-वस्तु और अवधि

Ronde व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण वह सेवा देने के लिए करता है जिसका शर्तों में वर्णन है: ग्राहक की मीटिंग की तैयारी, उन्हें चलाना और उनका रिकॉर्ड रखना, उन सुविधाओं और इंटीग्रेशन के साथ जिन्हें ग्राहक चालू करता है। प्रसंस्करण तब तक चलता है जब तक ग्राहक सेवा का उपयोग करता है, और उसके बाद तब तक जब तक डेटा धारा 12 में बताए अनुसार मिटा नहीं दिया जाता।

3. प्रसंस्करण की प्रकृति और उद्देश्य

वर्कस्पेस की सामग्री को होस्ट करना, संग्रहीत करना, व्यवस्थित करना और दिखाना; रिमाइंडर, सूचनाएँ और कार्यवृत्त भेजना; ग्राहक के चालू करने पर ट्रांसक्रिप्ट और सारांश; ग्राहक द्वारा जोड़े गए इंटीग्रेशन को डेटा देना; बैकअप और मिटाना। एकमात्र उद्देश्य ग्राहक को सेवा देना है।

4. व्यक्तिगत डेटा के प्रकार

• पहचान और संपर्क विवरण: नाम, ईमेल पते, SMS और WhatsApp रिमाइंडर के लिए मोबाइल नंबर, फ़ोटो, भूमिकाएँ और टीमें, जन्मदिन (दिन और महीना) जब वे दर्ज किए जाएँ;
• लोग जो लिखते हैं: चेक-इन, नोट्स, निर्णय, कार्य, टिप्पणियाँ, प्रतिक्रियाएँ, वोट और पोल के जवाब;
• भागीदारी: उपस्थिति, बोलने की बारी और उनका समय;
• मीटिंग के ट्रांसक्रिप्ट, जब ग्राहक उन्हें चालू करता है;
• तकनीकी डेटा: साइन-इन सत्र उनके IP पते और डिवाइस के साथ, वर्कस्पेस का ऑडिट लॉग।

यह सेवा विशेष श्रेणियों के डेटा (GDPR अनुच्छेद 9), जैसे स्वास्थ्य डेटा, के लिए नहीं बनाई गई है: जिस ग्राहक को ऐसा डेटा संभालना हो, उसे Ronde अपने ख़ुद के सर्वरों पर होस्ट करना चाहिए।

5. डेटा विषयों की श्रेणियाँ

वर्कस्पेस के सदस्य, उसकी डायरेक्टरी के लोग (कर्मचारी, छात्र, स्वयंसेवक, ठेकेदार), उसकी मीटिंग में आमंत्रित मेहमान और दर्शक, और उसकी सामग्री में उल्लिखित लोग।

6. निर्देश

Ronde डेटा का प्रसंस्करण केवल ग्राहक के प्रलेखित निर्देशों पर करता है: ये शर्तें, वर्कस्पेस की सेटिंग और उसके उपयोगकर्ता उसमें जो करते हैं। अगर कोई निर्देश डेटा संरक्षण क़ानून का उल्लंघन करता लगे, तो Ronde ग्राहक को बताता है। Ronde डेटा का प्रसंस्करण किसी अन्य उद्देश्य के लिए केवल तब करता है जब यूरोपीय संघ या फ़्रांस का क़ानून इसकी माँग करे, और तब पहले ग्राहक को सूचित करता है, जब तक वह क़ानून ऐसा करने से मना न करे।

7. गोपनीयता का दायित्व

जिन लोगों को डेटा का प्रसंस्करण करने का अधिकार है, वे गोपनीयता के दायित्व से बँधे हैं और उस तक केवल उतनी ही पहुँच रखते हैं जितनी उनके काम के लिए ज़रूरी है। Ronde के बैक-ऑफ़िस में किसी वर्कस्पेस या खाते को देखने का हर मौका दर्ज किया जाता है, साथ में यह कि किसने और कब देखा।

8. सुरक्षा

Ronde जोखिम के अनुरूप उपाय लागू करता है (GDPR अनुच्छेद 32), जिनमें ये शामिल हैं:

• हर कनेक्शन का एन्क्रिप्शन (TLS);
• इंटीग्रेशन के लिए ज़रूरी सीक्रेट का स्टोरेज में एन्क्रिप्शन (AES-256-GCM);
• आमंत्रणों, मेहमान लिंक, कैलेंडर फ़ीड और प्रोविज़निंग के टोकन हैश के रूप में रखे जाते हैं, कभी सादे रूप में नहीं;
• पहुँच नियंत्रण: हर वर्कस्पेस का डेटा अलग, वर्कस्पेस के भीतर भूमिकाएँ, उसके सदस्यों के लिए दो-चरणीय सत्यापन;
• टीम का बैक-ऑफ़िस केवल टीम के नेटवर्क पतों से, पासवर्ड और ऑथेंटिकेटर ऐप के साथ पहुँच योग्य, और उसमें हर कार्रवाई तथा ग्राहक डेटा को देखने का हर मौका दर्ज;
• फ़्रांस में होस्टिंग सर्वर पर डेटाबेस का हर रात बैकअप, जो चक्र में रखा जाता है (7 दिनों तक हर दिन का एक, 4 हफ़्तों तक हर हफ़्ते का एक, 12 महीनों तक हर महीने का एक, 2 साल तक हर साल का एक) और केवल किसी घटना के बाद बहाली के लिए इस्तेमाल होता है।

9. उप-प्रसंस्करणकर्ता

ग्राहक Ronde को नीचे सूचीबद्ध उप-प्रसंस्करणकर्ताओं (sub-processors) का उपयोग करने की अनुमति देता है। Ronde उनमें से हर एक को अनुबंध द्वारा इस समझौते के समकक्ष डेटा संरक्षण दायित्वों से बाँधता है, और उनके लिए ज़िम्मेदार बना रहता है। किसी उप-प्रसंस्करणकर्ता को जोड़ने या बदलने से पहले, Ronde इस सूची को अपडेट करता है और ग्राहक के वर्कस्पेस के मालिकों को कम से कम 30 दिन पहले ईमेल से बताता है। ग्राहक उस अवधि के भीतर उचित आधार पर आपत्ति कर सकता है; सहमति न बनने पर वह अपनी सदस्यता समाप्त कर सकता है, और भुगतान की गई पर उपयोग न की गई अवधि की राशि लौटा दी जाती है।

ग्राहक जिन इंटीग्रेशन को चालू करता है, उनके प्रदाताओं को Ronde नहीं चुनता: ग्राहक उन्हें चुनता है और Ronde को निर्देश देता है कि उन्हें वह भेजे जिसकी इंटीग्रेशन को ज़रूरत है, और हर प्रदाता के साथ ग्राहक का अपना समझौता यह तय करता है कि वह प्रदाता उस डेटा के साथ क्या करता है।

10. सहायता

Ronde ग्राहक को अपने अधिकारों का प्रयोग करने वाले लोगों के अनुरोधों का जवाब देने में मदद करता है: वर्कस्पेस के मालिक उसकी सामग्री निर्यात कर सकते हैं, सुधार सकते हैं और हटा सकते हैं, और Ronde तक सीधे पहुँचने वाला कोई अनुरोध ग्राहक को भेज दिया जाता है। Ronde ग्राहक को वह जानकारी भी देता है जिसकी उसे डेटा संरक्षण प्रभाव आकलन (DPIA) या पर्यवेक्षी प्राधिकरण से पूर्व परामर्श के लिए ज़रूरत हो।

11. व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन

Ronde व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन की सूचना ग्राहक को बिना अनुचित देरी के देता है, और उसकी जानकारी होने के अधिकतम 48 घंटे के भीतर, उन बातों के साथ जो उसे पता हैं: उल्लंघन की प्रकृति, प्रभावित लोगों और रिकॉर्ड की श्रेणियाँ और अनुमानित संख्या, इसके संभावित परिणाम, और उठाए गए या प्रस्तावित उपाय। जैसे-जैसे उसे और पता चलता है, वह यह जानकारी पूरी करता जाता है।

12. सेवा की समाप्ति

ग्राहक वर्कस्पेस की सामग्री कभी भी निर्यात कर सकता है: कार्यवृत्त Markdown या PDF के रूप में, सूचियाँ CSV के रूप में, और पूरा वर्कस्पेस hello@joinronde.com पर अनुरोध करने पर JSON फ़ाइल के रूप में। जब वर्कस्पेस हटाया जाता है, तो उसकी सामग्री 30 दिन बाद मिटा दी जाती है, फिर बैकअप के चक्र के साथ उनसे भी निकल जाती है, अधिकतम 2 साल बाद। Ronde इससे अधिक समय तक कुछ नहीं रखता, सिवाय उसके जो क़ानून के अनुसार उसे रखना ज़रूरी है, जैसे इनवॉइस।

13. ऑडिट

Ronde ग्राहक को वह जानकारी उपलब्ध कराता है जो यह दिखाने के लिए ज़रूरी है कि वह इन दायित्वों का पालन करता है: यह समझौता, उसके उपायों का विवरण और उसका दस्तावेज़ीकरण, hello@joinronde.com पर अनुरोध करने पर। अगर यह पर्याप्त न हो, तो ग्राहक अपने ख़र्च पर, गोपनीयता से बँधे किसी स्वतंत्र ऑडिटर से, 30 दिन की पूर्व सूचना के साथ, साल में अधिकतम एक बार ऑडिट करवा सकता है, जब तक कोई उल्लंघन या कोई पर्यवेक्षी प्राधिकरण इससे अधिक की माँग न करे।

14. स्थानांतरण

Ronde डेटा फ़्रांस में होस्ट करता है और ख़ुद उसे यूरोपीय संघ के बाहर स्थानांतरित नहीं करता। स्थानांतरण केवल नीचे सूचीबद्ध किसी उप-प्रसंस्करणकर्ता या ग्राहक द्वारा चालू किए गए किसी इंटीग्रेशन के ज़रिए होता है, और तब GDPR के अध्याय V के सुरक्षा उपायों के तहत: पर्याप्तता निर्णय, जैसे EU-US Data Privacy Framework, या यूरोपीय आयोग के मानक संविदात्मक खंड।

15. दायित्व और वरीयता

शर्तों में दी गई दायित्व की सीमाएँ लागू होती हैं। डेटा संरक्षण के मामले में, यह समझौता शर्तों के बाकी हिस्से पर वरीयता रखता है। अगर इसके अलग-अलग भाषाओं के संस्करणों में अंतर हो, तो फ़्रेंच संस्करण मान्य होता है।

उप-प्रसंस्करणकर्ता

क्लाउड में Ronde के लिए व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण कौन करता है, किस लिए, और कहाँ।

वर्कस्पेस या उसके सदस्यों द्वारा चुने गए प्रदाता

इन्हें डेटा केवल तब मिलता है जब वर्कस्पेस इंटीग्रेशन चालू करता है, या कोई व्यक्ति सूचनाएँ चालू करता है, और केवल वही जिसकी उस इंटीग्रेशन को ज़रूरत है। इनमें से कई संयुक्त राज्य अमेरिका में हैं: सुरक्षा उपाय उनकी अपनी शर्तों वाले होते हैं।

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix: वर्कस्पेस द्वारा चुने गए चैनलों में पोस्ट किए गए संदेश और कार्यवृत्त।
• Google Calendar, Microsoft 365, CalDAV सर्वर: मीटिंग के इवेंट, वर्कस्पेस द्वारा जोड़े गए कैलेंडर में।
• Jira, Linear, GitHub, GitLab: मीटिंग से जुड़े इश्यू और कार्य।
• विकी: वर्कस्पेस द्वारा चुने गए पेजों पर प्रकाशित कार्यवृत्त।
• वीडियो कॉल प्रदाता: हर मीटिंग की कॉल।
• Twilio: SMS और WhatsApp रिमाइंडर, संबंधित लोगों के नंबरों पर।
• Anthropic: AI सहायक, वर्कस्पेस की अपनी API कुंजी से, केवल तब जब वर्कस्पेस उसे चालू करे; हर अनुरोध वर्कस्पेस के ऑडिट लॉग में लिखा जाता है।
• स्पीच-टू-टेक्स्ट: मीटिंग के ट्रांसक्रिप्ट, वर्कस्पेस द्वारा कॉन्फ़िगर किए गए प्रदाता से, उसकी अपनी कुंजी के साथ।
• ब्राउज़र निर्माताओं की पुश सेवाएँ (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): उन डिवाइस पर सूचनाएँ जहाँ लोग उन्हें चालू करते हैं, इस तरह एन्क्रिप्ट करके कि केवल वही डिवाइस उन्हें पढ़ सके।