Acordo de tratamento de dados

1. As partes

O cliente, a organização que administra um espaço de trabalho do Ronde na nuvem, é o controlador. O editor do Ronde, RONDE, 23 rue des Frères Bonie, 33000 Bordeaux, France · SIRET 821 041 431 00023 · APE 6201Z · TVA FR07821041431, é o operador.

2. Objeto e duração

O Ronde trata dados pessoais para prestar o serviço descrito nos termos: preparar, conduzir e registrar as reuniões do cliente, com os recursos e as integrações que o cliente ativa. O tratamento dura enquanto o cliente usar o serviço e, depois, até que os dados sejam apagados como descreve a seção 12.

3. Natureza e finalidade do tratamento

Hospedar, armazenar, organizar e exibir o conteúdo do espaço de trabalho; enviar lembretes, notificações e atas; transcrições e resumos quando o cliente os ativa; repassar dados às integrações que o cliente conecta; backups e eliminação. A única finalidade é prestar o serviço ao cliente.

4. Tipos de dados pessoais

• identificação e contato: nomes, endereços de e-mail, números de celular para os lembretes por SMS e WhatsApp, fotos, papéis e equipes, aniversários (dia e mês) quando são informados;
• o que as pessoas escrevem: fichas, notas, decisões, ações, comentários, reações, votos e respostas a enquetes;
• participação: presença, vezes de fala e os seus tempos;
• transcrições das reuniões, quando o cliente as ativa;
• dados técnicos: sessões de login com o endereço IP e o dispositivo, o registro de auditoria do espaço de trabalho.

O serviço não foi concebido para categorias especiais de dados (artigo 9 do RGPD), como dados de saúde: um cliente que precise tratá-los deve hospedar o Ronde nos seus próprios servidores.

5. Categorias de titulares dos dados

Os membros do espaço de trabalho, as pessoas do seu diretório (funcionários, estudantes, voluntários, prestadores de serviço), as pessoas convidadas para as suas reuniões como convidadas ou observadoras e as pessoas mencionadas no seu conteúdo.

6. Instruções

O Ronde trata os dados apenas segundo as instruções documentadas do cliente: estes termos, as configurações do espaço de trabalho e o que os seus usuários fazem nele. Se uma instrução parecer violar a legislação de proteção de dados, o Ronde informa o cliente. O Ronde só trata os dados para outra finalidade quando o direito da União Europeia ou o direito francês o exige e, nesse caso, informa o cliente antes, a menos que esse direito o proíba.

7. Confidencialidade

As pessoas autorizadas a tratar os dados estão sujeitas a um dever de confidencialidade e só os acessam na medida em que o seu trabalho exige. Cada consulta a um espaço de trabalho ou a uma conta no back-office do Ronde é registrada, com quem consultou e quando.

8. Segurança

O Ronde aplica medidas adequadas ao risco (artigo 32 do RGPD), entre elas:

• criptografia de todas as conexões (TLS);
• criptografia em repouso dos segredos de que as integrações precisam (AES-256-GCM);
• os tokens dos convites, dos links de convidado, dos feeds de agenda e do provisionamento armazenados como hashes, nunca em texto claro;
• controle de acesso: os dados de cada espaço de trabalho mantidos separados, papéis dentro do espaço de trabalho, verificação em duas etapas para os seus membros;
• o back-office da equipe acessível apenas a partir dos endereços da equipe, com senha e um app autenticador, e cada ação e cada consulta a dados de clientes registradas;
• backups noturnos do banco de dados no servidor de hospedagem na França, mantidos em rotação (um por dia durante 7 dias, um por semana durante 4 semanas, um por mês durante 12 meses, um por ano durante 2 anos) e usados apenas para a recuperação após um incidente.

9. Suboperadores

O cliente autoriza o Ronde a recorrer aos suboperadores listados abaixo. O Ronde impõe a cada um deles, por contrato, obrigações de proteção de dados equivalentes às deste acordo e continua responsável por eles. Antes de adicionar ou substituir um suboperador, o Ronde atualiza esta lista e avisa os proprietários do espaço de trabalho do cliente por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência. O cliente pode se opor, por motivos razoáveis, dentro desse prazo; na falta de acordo, pode encerrar a sua assinatura, e o período pago e não utilizado é reembolsado.

Os provedores das integrações que o cliente ativa não são escolhidos pelo Ronde: o cliente os escolhe e instrui o Ronde a enviar a eles o que a integração precisa, e o próprio acordo do cliente com cada provedor rege o que esse provedor faz com isso.

10. Assistência

O Ronde ajuda o cliente a responder às solicitações das pessoas que exercem os seus direitos: os proprietários do espaço de trabalho podem exportar, corrigir e excluir o seu conteúdo, e uma solicitação que chega diretamente ao Ronde é repassada ao cliente. O Ronde também fornece ao cliente as informações de que ele precisa para uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados ou para uma consulta prévia à autoridade de controle.

11. Violações de dados pessoais

O Ronde notifica o cliente de uma violação de dados pessoais sem demora injustificada e, no máximo, 48 horas depois de tomar conhecimento dela, com o que sabe: a natureza da violação, as categorias e o número aproximado de pessoas e de registros afetados, as suas consequências prováveis e as medidas tomadas ou propostas. Ele completa essas informações à medida que fica sabendo de mais detalhes.

12. Fim do serviço

O cliente pode exportar o conteúdo do espaço de trabalho a qualquer momento: atas em Markdown ou PDF, listas em CSV e o espaço de trabalho inteiro em um arquivo JSON, mediante pedido em hello@joinronde.com. Quando o espaço de trabalho é excluído, o seu conteúdo é apagado 30 dias depois e, em seguida, sai dos backups à medida que eles são rotacionados, em no máximo 2 anos. O Ronde não guarda nada por mais tempo, exceto o que a lei o obriga a guardar, como as faturas.

13. Auditorias

O Ronde disponibiliza ao cliente as informações necessárias para demonstrar que cumpre estas obrigações: este acordo, a descrição das suas medidas e a sua documentação, mediante pedido em hello@joinronde.com. Se isso não bastar, o cliente pode mandar realizar uma auditoria às suas próprias custas, por um auditor independente sujeito a confidencialidade, com aviso prévio de 30 dias, no máximo uma vez por ano, salvo se uma violação ou uma autoridade de controle o exigir.

14. Transferências

O Ronde hospeda os dados na França e não os transfere, ele próprio, para fora da União Europeia. Uma transferência só acontece por meio de um suboperador listado abaixo ou de uma integração que o cliente ativa e, nesse caso, com as garantias do capítulo V do RGPD: uma decisão de adequação, como o Data Privacy Framework UE-EUA, ou as cláusulas contratuais-padrão da Comissão Europeia.

15. Responsabilidade e prevalência

Os limites de responsabilidade dos termos se aplicam. Em matéria de proteção de dados, este acordo prevalece sobre o restante dos termos. Se as suas versões em diferentes idiomas divergirem, prevalece a versão em francês.

Suboperadores

Quem trata dados pessoais para o Ronde na nuvem, para quê e onde.

Provedores escolhidos pelo espaço de trabalho ou pelos seus membros

Eles só recebem dados quando o espaço de trabalho ativa a integração, ou quando uma pessoa ativa as notificações, e apenas o que essa integração precisa. Muitos estão nos Estados Unidos: as garantias são as dos seus próprios termos.

• Slack, Mattermost, Discord, Matrix: mensagens e atas publicadas nos canais que o espaço de trabalho escolhe.
• Google Calendar, Microsoft 365, servidores CalDAV: os eventos das reuniões, nas agendas que o espaço de trabalho conecta.
• Jira, Linear, GitHub, GitLab: os tickets e as ações vinculados às reuniões.
• Wikis: as atas publicadas nas páginas que o espaço de trabalho escolhe.
• Provedores de videochamada: a chamada de cada reunião.
• Twilio: lembretes por SMS e WhatsApp, para os números das pessoas envolvidas.
• Anthropic: o assistente de IA, com a própria chave de API do espaço de trabalho, apenas quando o espaço de trabalho o ativa; cada solicitação fica anotada no registro de auditoria do espaço de trabalho.
• Voz para texto: transcrições das reuniões, pelo provedor que o espaço de trabalho configura, com a sua própria chave.
• Serviços de push dos fabricantes de navegadores (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): notificações nos dispositivos em que as pessoas as ativam, criptografadas para que só o dispositivo possa lê-las.