مراجعة المحفظة
كل أسبوعين، دور لكل مشروع: يعرض العاملون عليه حالته وما تقدّم والمراحل القادمة والمخاطر؛ وتتقدّم المشاريع المتعثرة أولًا.
البطاقة: التقدّمالمراحل القادمةالمخاطر والاحتياجاتقرارات يجب اتخاذها
اللجنة التوجيهية
لجنة التوجيه الشهرية: التقدم والمخاطر والقرارات المطلوبة، مدوّنة في محضر يستطيع الجميع الرجوع إليه.
- كل شهر، 60 د
- 5 د من الكلام لكل شخص
مجاني. يبدأ اجتماعك الأول من هذا القالب، ويبقى كل شيء قابلًا للتعديل.
لمن هو
رعاة المشاريع ورؤساء الأقسام والشركاء الذين يشرفون على مشروع أو برنامج كل شهر.
لماذا هذا الشكل
- القرارات مُحضَّرةتُدرج القرارات المطلوبة مسبقًا مع سياقها: تأتي اللجنة مستعدة للحسم.
- القرارات محفوظةيُدوَّن كل قرار مع تاريخه والحاضرين، ويبقى متاحًا للبحث لاحقًا.
- المخاطر لا تختبئقسم خاص يُبقي المخاطر أمام أعين الرعاة قبل أن تصبح مشكلات.
ما يحضّره كل شخص
قبل الاجتماع، يملأ كل شخص بطاقته في دقائق من حاسوبه أو هاتفه. إليك مثالًا كما يظهر في Ronde.
التقدّم
- سُلِّمت المرحلة الأولى في موعدها
- انتقل 80% من المستخدمين إلى الأداة الجديدة
قرارات مطلوبة
- اعتماد ميزانية تدريب إضافية
- اختيار مزوّد الاستضافة
المخاطر
- ترحيل البيانات متأخر أسبوعين
الخطوات التالية
- إطلاق المرحلة الثانية في 1 ديسمبر
كيف تجري الجلسة
- البدايةيصل الجميع، في القاعة أو في المكالمة: تُظهر الشاشة من حضر وما على جدول الأعمال.
- الجولة5 د لكل شخصيعرض كل شخص بطاقته بدوره مع مؤقِّت؛ ويرفع الآخرون أيديهم أو يتفاعلون أو يشكرون.
- مواضيع مفتوحةالمواضيع التي أُثيرت أثناء الاجتماع، مع القرارات المتخذة وإجراءات المتابعة.
- الختامالمحضر جاهز: القرارات، والإجراءات ومسؤولوها، وبطاقة كل شخص.
جاهزة مع هذا القالب
يفعّل كل اجتماع الوحدات أو يوقفها كما يشاء؛ وهذه تأتي مفعّلة.
- رفع اليد والأسئلةارفع يدك أو اطرح سؤالًا أثناء دور ما: تليه خطوة أسئلة بعد ذلك الدور.
- فقرة محددة الوقتموضوع مستقل في جدول الأعمال، بمدته الخاصة وملاحظاته في المحضر.
- سجل القراراتكل سطر «قرار:» في الملاحظات، من كل الجلسات، في قائمة قابلة للبحث متاحة للفريق كله.
نصائح لإدارته
- اطلب البطاقات قبل يومين: يقرؤها الأعضاء ويأتون بأسئلة لا بمفاجآت.
- احتفظ بسجل القرارات أثناء الجلسة: يصبح ذاكرة اللجنة من شهر إلى آخر.
قوالب مشابهة
مراجعة الأهداف والنتائج الرئيسية
مرة في الشهر: تقدّم كل هدف، والنتائج الرئيسية، والمخاطر، والقرارات المطلوبة.
البطاقة: تقدّم الأهدافالنتائج الرئيسيةالمخاطرالقرارات المطلوبة
فريق القيادة
الاجتماع الأسبوعي للقيادة: الأرقام الرئيسية، والإنجازات، والأولويات، وما يحتاج إلى تصعيد.
البطاقة: الأرقام الرئيسيةالإنجازاتالأولوياتالتصعيدات
المعرض كله مجاني، في السحابة وعلى خادمك الخاص.