Ehrenamtskoordination

Dreißig Minuten am Samstagmorgen mit den Ehrenamtlichen: was erledigt ist, die nächsten Einsätze und was fehlt.

Kostenlos. Dein erstes Meeting startet mit dieser Vorlage, und alles bleibt anpassbar.

Für wen

Tafeln, Sportvereine, Gemeinschaftsgärten, Festivals: jede ehrenamtliche Gruppe, die sich wöchentlich abstimmt.

Alle kennen den PlanDie nächsten Einsätze sind eine Checkliste: Nichts wird doppelt gemacht oder vergessen.
Bedarf wird sichtbarFehlendes Material, fehlende Vorräte oder Hände stehen auf der Liste, und die Richtigen können reagieren.
Danke sagen zähltDankeschöns und Geburtstage machen das Treffen heiter: Man kommt für die Sache und bleibt wegen des Teams.

Vor dem Meeting füllen alle in wenigen Minuten ihren Check-in aus, am Computer oder am Handy. Hier ist einer, so wie er in Ronde aussieht.

Hugo MoreauEhrenamtskoordination✓ Check-in bereit

EinstiegAlle kommen an, im Raum oder im Call: Der Bildschirm zeigt, wer da ist und was auf der Agenda steht.
Runde2 Min. pro PersonAlle stellen nacheinander ihren Check-in vor, mit Timer; die anderen melden sich, reagieren oder bedanken sich.
Offene PunkteDie unterwegs aufgekommenen Themen, mit den getroffenen Entscheidungen und den Folgeaktionen.
AbschlussDas Protokoll ist fertig: Entscheidungen, Aufgaben und ihre Verantwortlichen, alle Check-ins.

Jedes Meeting schaltet Module nach Belieben ein oder aus; diese sind schon eingeschaltet.

Nutzen des MeetingsBeim Abschluss bewertet jede Person anonym von 1 bis 5, wie nützlich das Meeting war; der Durchschnitt erscheint in den Statistiken.
Reaktionen und SignaleEmoji-Reaktionen und Signale (zu lang, lauter…), die über alle Bildschirme fliegen.
Handmeldungen und FragenMelde dich oder stell eine Frage während eines Beitrags: Danach folgt ein Fragenschritt.
KudosBedanke dich während des Meetings bei jemandem aus dem Team; Kudos erscheinen auf allen Bildschirmen und im Protokoll.
GeburtstageDer Wartebildschirm feiert die Geburtstage der Woche (nur Tag und Monat).
TimeboxEin eigenes Thema auf der Agenda, mit eigener Dauer und Notizen im Protokoll.
EntscheidungslogJede „Entscheidung:“-Zeile der Notizen aus allen Sitzungen, in einer durchsuchbaren Liste für das ganze Team.

Teile den Link zum Treffen mit denen, die nicht kommen können: Sie folgen am Handy und ergänzen ihren Check-in.
Halte die Einsätze kurz und konkret, und nenne laut die, die noch niemand übernommen hat.