Coordenação de voluntários

Trinta minutos no sábado de manhã com os voluntários: o que foi feito, as próximas missões e o que está faltando.

Grátis. Sua primeira reunião parte deste modelo, e tudo continua editável.

Para quem

Bancos de alimentos, clubes esportivos, hortas comunitárias, festivais: qualquer grupo de voluntários que se organiza toda semana.

Todos conhecem o planoAs próximas missões são uma lista para marcar: nada é feito duas vezes nem esquecido.
As necessidades ficam visíveisMaterial, mantimentos ou braços que faltam são listados, e as pessoas certas podem responder.
Agradecer faz diferençaAgradecimentos e aniversários alegram a reunião: as pessoas vêm pela causa e ficam pela equipe.

Antes da reunião, cada pessoa preenche a ficha em poucos minutos, no computador ou no celular. Veja uma, como aparece no Ronde.

Hugo MoreauCoordenação de voluntários✓ Ficha pronta

AberturaTodos chegam, na sala ou na chamada: a tela mostra quem está presente e a pauta.
Rodada2 min cada umCada pessoa apresenta sua ficha na sua vez, com um cronômetro; os outros levantam a mão, reagem ou agradecem.
Assuntos geraisOs assuntos levantados no caminho, com as decisões tomadas e as ações de acompanhamento.
EncerramentoA ata está pronta: decisões, ações e seus responsáveis, a ficha de cada um.

Cada reunião liga ou desliga os módulos como quiser; estes já vêm ligados.

Utilidade da reuniãoNo encerramento, cada pessoa avalia de 1 a 5 o quanto a reunião foi útil, anonimamente; a média aparece nas estatísticas.
Reações e sinaisReações com emojis e sinais (longo demais, mais alto…) que atravessam todas as telas.
Mãos levantadas e perguntasLevante a mão ou faça uma pergunta durante uma vez: uma etapa de perguntas vem depois dessa vez.
AgradecimentosAgradeça um colega durante a reunião; os agradecimentos aparecem em todas as telas e na ata.
AniversáriosA tela de espera celebra os aniversários da semana (só dia e mês).
TimeboxUm assunto próprio na pauta, com sua duração e suas notas na ata.
Registro de decisõesCada linha “Decisão:” das notas, de todas as sessões, em uma lista pesquisável aberta a toda a equipe.

Compartilhe o link da reunião com quem não puder vir: a pessoa acompanha pelo celular e adiciona sua ficha.
Mantenha as missões curtas e concretas, e diga em voz alta as que ninguém pegou ainda.

Todo mês, 90 min

A reunião mensal da diretoria de uma associação: novidades das comissões, votações, tesouraria e próximos eventos.

Ficha: Novidades das comissõesVotações a fazerTesourariaPróximos eventos

Todo bimestre, 120 min

Uma vez por trimestre: o relatório de atividades, as finanças, as resoluções a votar e os riscos.

Ficha: Relatório de atividadesFinançasResoluções a votarRiscos e pontos de atenção

Toda semana, 30 min

Uma rodada do que foi feito, do que está previsto e do que bloqueia, com assuntos em aberto e ações de acompanhamento.

Ficha: Feito esta semanaPrevisto para a próxima semanaBloqueios a sinalizarOutros

A galeria inteira é gratuita, na nuvem e no seu próprio servidor.