Bureau d'association
Le bureau mensuel d'une association : nouvelles des commissions, votes, trésorerie et événements à venir.
Fiche: Nouvelles des commissionsVotes à organiserTrésorerieÉvénements à venir
Coordination des bénévoles
Trente minutes le samedi matin avec les bénévoles : ce qui a été fait, les prochaines missions et ce qui manque.
- Chaque semaine, 30 min
- 2 min de parole chacun
Gratuit. Votre première réunion part de ce modèle, et tout reste modifiable.
Pour qui
Banques alimentaires, clubs sportifs, jardins partagés, festivals : tout collectif de bénévoles qui se coordonne chaque semaine.
Pourquoi ce format
- Tout le monde connaît le planLes prochaines missions sont une liste à cocher : rien n’est fait deux fois ni oublié.
- Les besoins se voientLe matériel, les denrées ou les bras qui manquent sont listés, et les bonnes personnes peuvent répondre.
- Les mercis comptentRemerciements et anniversaires égayent la réunion : on vient pour la cause, on reste pour l’équipe.
Ce que chacun prépare
Avant la réunion, chacun remplit sa fiche en quelques minutes, depuis un ordinateur ou un téléphone. En voici une, telle qu’elle apparaît dans Ronde.
Ce qu'on a fait
- Collecté 340 kg de denrées au supermarché
- Réparé la porte de la chambre froide
Prochaines missions
- Distribution du samedi : six bénévoles
- Conduire la camionnette au dépôt mardi
- Trier les vêtements d’hiver
Ce qui manque
- Deux chauffeurs
- Des cartons pour les vêtements
Le déroulé d’une séance
- IntroChacun arrive, dans la salle ou en visio : l’écran montre qui est là et ce qui est à l’ordre du jour.
- Tour de table2 min chacunChacun présente sa fiche à son tour, avec un minuteur ; les autres lèvent la main, réagissent ou remercient.
- Points diversLes sujets soulevés en chemin, avec les décisions prises et les actions de suivi.
- ClôtureLe compte rendu est prêt : décisions, actions et leurs responsables, la fiche de chacun.
Prêts avec ce modèle
Chaque réunion active ou coupe les modules à sa guise ; ceux-ci arrivent activés.
- Utilité de la réunionÀ la conclusion, chacun note l'utilité de la réunion de 1 à 5, anonymement ; la moyenne est suivie dans les statistiques.
- Réactions et signauxRéactions emoji et signaux (trop long, plus fort…) qui traversent tous les écrans.
- Mains levées et questionsLever la main ou poser une question pendant un tour : une étape de questions suit ce tour.
- RemerciementsRemercier un collègue pendant la réunion ; les remerciements s'affichent sur tous les écrans et dans le compte rendu.
- AnniversairesL'écran d'attente fête les anniversaires de la semaine (jour et mois seulement).
- TimeboxUn sujet à part dans l'ordre du jour, avec sa propre durée et ses notes au compte rendu.
- Journal des décisionsChaque ligne « Décision : » des notes, de toutes les séances, dans une liste consultable par toute l'équipe.
Conseils d’animation
- Partagez le lien de la réunion avec les bénévoles qui ne peuvent pas venir : ils suivent sur leur téléphone et ajoutent leur fiche.
- Gardez des missions courtes et concrètes, et dites à voix haute celles que personne n’a encore prises.
Modèles proches
Conseil d’administration
Une fois par trimestre : le rapport d’activité, les finances, les résolutions à voter et les risques.
Fiche: Rapport d’activitéFinancesRésolutions à voterRisques et points de vigilance
Point hebdomadaire
Un tour de table de ce qui a été fait, de ce qui est prévu et de ce qui bloque, avec les points divers et les actions de suivi.
Fiche: Fait cette semainePrévu semaine prochaineDifficultés à signalerAutres
Toute la galerie est gratuite, dans le cloud comme sur votre serveur.