Comitato di indirizzo
Una volta al mese: avanzamento, decisioni da prendere, rischi e prossimi passi.
Scheda: AvanzamentoDecisioni da prendereRischiProssimi passi
Revisione del portafoglio
Una settimana sì e una no, passare in rassegna i progetti uno per uno: stato, avanzamenti, prossime milestone e rischi, partendo da quelli in difficoltà.
- Ogni due settimane, 60 min
- 2 min di parola a testa
Gratis. La tua prima riunione parte da questo modello, e tutto resta modificabile.
Per chi è
Uffici di portfolio, comitati di direzione e PMO che seguono più progetti, con le persone che lavorano su ciascuno.
Perché questo formato
- Un turno per progettoChi lavora su un progetto ne parla insieme, invece di ripetere ognuno le stesse notizie.
- Prima i progetti in difficoltàI progetti sono ordinati per stato di salute: il tempo va dove serve aiuto.
- Un portfolio sempre aggiornatoOgni turno aggiorna la scheda del progetto: stato, messaggio e milestone aggiornati per tutti.
Cosa prepara ciascuno
Prima della riunione, ognuno compila la sua scheda in pochi minuti, dal computer o dal telefono. Eccone una, come appare in Ronde.
Avanzamento
- Nuovo sito: contenuti migrati
- Avvio del CRM: due team operativi
Prossime tappe
- Messa online del sito il 15 novembre
Rischi e bisogni
- CRM: qualità dei dati del team commerciale
Decisioni da prendere
- Rinviare l’avvio del CRM a gennaio?
Come si svolge una seduta
- IntroTutti arrivano, in sala o in videochiamata: lo schermo mostra chi c’è e l’ordine del giorno.
- Giro dei progettiUn turno per progetto: chi ci lavora ne racconta insieme lo stato, i progressi e le prossime milestone.
- Punti variI temi emersi strada facendo, con le decisioni prese e le azioni di follow-up.
- ChiusuraIl verbale è pronto: decisioni, azioni e i loro responsabili, la scheda di ciascuno.
Pronti con questo modello
Ogni riunione attiva o disattiva i moduli come preferisce; questi arrivano già attivi.
- Utilità della riunioneAlla chiusura, ognuno valuta da 1 a 5 quanto è stata utile la riunione, in forma anonima; la media è seguita nelle statistiche.
- Reazioni e segnaliReazioni emoji e segnali (troppo lungo, più forte…) che attraversano tutti gli schermi.
- Mani alzate e domandeAlza la mano o fai una domanda durante un turno: dopo quel turno arriva una fase di domande.
- RingraziamentiRingrazia un collega durante la riunione; i ringraziamenti appaiono su tutti gli schermi e nel verbale.
- TimeboxUn argomento a sé nell'ordine del giorno, con la sua durata e le sue note nel verbale.
- Registro delle decisioniOgni riga «Decisione:» delle note, da tutte le sessioni, in un elenco ricercabile aperto a tutto il team.
Consigli per condurla
- Fai indicare lo stato di ogni progetto prima della seduta: l’ordine del giro è pronto all’inizio.
- Dai un tempo per progetto al giro dei progetti: dieci progetti in un’ora sono sei minuti ciascuno.
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